Strategisten tavoitteiden toteutuminen vaatii rakenteita ja turvallista vuorovaikutusta

Miten strategian systemaattinen edistäminen sujuu arjessa, joka on täynnä tulipaloja ja erilaisia nopean syklin vaatimuksia? Vastaus on kahtalainen: Toisaalta tarvitaan rakenteita jotka pitävät eritasoiset asiat arjessa mukana, ja kalenterimerkinnät ovat näistä yksi tehokas esimerkki. Toisaalta tarvitaan myös sen varmistamista, että yhteinen vuorovaikutuksemme pysyy luovassa havainnoinnin tilassa eikä lipsahda pakene tai taistele -reaktioihin.

Tarvitaan kyky käsitellä paljon eritasoisia asioita oikeaan aikaan

Organisaatioiden ja sitä kautta yksilöiden pitää pystyä käsittelemään laajaa kirjoa erilaisia asioita. Tärkeää on, että pystymme valitsemaan mitä asiaa, ja miten, käsitellään milläkin ajan hetkellä.

Ainakin seuraavat asiat pitää arjessa kyetä tasapainottamaan, kun valitaan mitä tehdään ja milloin:

• Toimintaympäristön hahmottaminen kokonaisuutena

• Oman kyvykkyyden ja roolin ymmärtäminen kokonaisuudessa

• Mahdollisuuksien ja haasteiden hahmottaminen

• Päätös siitä, mitä tavoitellaan milläkin hetkellä

• Arjen pyörittäminen siten, että samalla siirrytään kohti tavoitetta

• Arjen yksityiskohtiin reagoiminen

Jotta näiden tasojen välillä liikkuminen onnistuu, aivoiltamme tarvitaan paljon suorituskykyä
.

Onneksi ihminen on kyvykäs ja pystyy mukautumaan

On helppoa uppoutua töihin ja kiireeseen. Tunnistat, että töitä on paljon, mutta hommat hoidetaan vaikka illalla tai lauantaina. Ihmisellä on valtava kyky venyä ja mukautua tarvittaessa. Venymisen tilassa saa lapioitua suuren määrän asioita - varsinkin jos on luvannut.

Tämä mukautumiskyky on kaksiteräinen miekka. Se palvelee meitä hyvin venymistä tarvittaessa, mutta jos liian kiivas tahti jatkuu, luovuus katoaa ja asioihin, jotka kirkkaalla mielellä ratkoisi hetkessä, meneekin yllättävän paljon aikaa. Tämä yhdistettynä itsearvioinnin vaikeuteen ja siihen, että meillä ei aina ole arjen rakenteita, jotka pysäyttäisivät meidät kuulostelemaan työn sujumista, saattaa totuttaa meidät huomaamattamme tekemään paljon tunteja. Silloin päädymme helposti tekemään jatkuvasti puolivaloilla. Jos kaveri vieressä työskentelee samalla tavalla, voi olla, ettei kukaan hoksaa, että enää emme ole parhaimmillamme. Ja kun tämä kertautuu ympärillä kymmeniä ja satoja kertoja, tilanne alkaa koko organisaation kannalta olla jo huolestuttava.

Parasta suoritusta ei tehdä puolivaloilla tai ankkurin kanssa uimalla

Harrastan veljeni kanssa snorkkelisukellusta. Helsingin edustalla on paljon veneilijöiden suosimia saaria ja usein saaren ympäriltä pohjasta löytyy kivenkoloon jääneitä ankkureita. Jos ankkuri on hyväkuntoinen, saatamme ottaa sen mukaan ja uida veneelle. 10 kilon ankkurin kanssa voi vielä uida. Vaikka räpylät ja märkäpuku auttavat, eteneminen on silti hidasta ja raskasta. Et halua raahata ankkuria, jos tavoite on uida nopeasti.

Tietotyön arjessa käy helposti niin, että mukaan kertyy paljon kaikenlaista hoidettavaa ja muistettavaa. Tehdessämme raporttia mielessä saattaa pyöriä strategian edistämistarve - ja päinvastoin. Jos haluamme parantaa edellytyksiä laadukkaan tuotoksen tekemiseksi, meidän pitää olla kyvykkäitä jättämään hidastavat ankkurit sivuun.

Rutiinit toistuville asioille raivaavat tilaa ajattelulle

Yksilötasolla kannattaa luoda itselle rutiini siitä, milloin mitäkin asioita tehdään. Monella on jo kalenterissa aika sähköpostin läpikäynnille. Samaa kaavaa kannattaa käyttää myös muiden toistuvien tehtävien pitämiseksi kuosissa. Kun toistuvat tekemiset on kalenteroitu, voi luottaa siihen, että niihin tulee palanneeksi kun aika on. Näin saa mielenrauhaa.

Lisää rauhaa saa laittamalla niin kovin tarvitsevat puhelimen sovellukset hiljaisiksi. Jos sinulla ei ole päivystämisen tyyppistä reagointivastuuta, harkitse voisitko itse hallita sitä milloin annat laitteelle huomiota. Arkeen kannattaa luoda huokoista työtä tukevat rakenteet - lue täältä miten se onnistuu.

Ajatusten hallintaa auttaa osittain se, että tärkeille tekemisille ja ajatuksille on varattu jo ennakkoon aikaa. Edelleen keskittymistä voi parantaa järjestämällä työympäristö siten, että se tukee juuri sen asian tekemistä, joka on nyt käsillä. Kirkasta itsellesi mikä on tavoite ja miksi juuri nyt tehtävä asia on tärkein tavoitteen kannalta. Muutkin asiat voivat olla tärkeitä, mutta juuri nyt haluat keskittyä vain yhteen asiaan. Tällä tavoin myös strategian edistäminen muistuu mieleen arjen haasteiden keskellä: se on kalenterissa sopivina paloina ja sopivalla frekvenssillä.

Yksilötason priorisointi ja keskittyminen on opittavissa

Meidän vahvuutemme, assosiatiivinen mieli, on myös vastustajamme, kun haetaan keskittymistä. Ajatukset pulppuavat ja vaativat huomiota. Jotkin ajatukset käynnistävät jopa fyysisiä reaktioita, jotka entisestään vaikeuttavat keskittymistä. Kehomme käy paitsi sähköistä, myös kemiallista sotaa keskittymistämme vastaan.

Täydellistä keskittymistä opettelemassa

Christina Bengtsson kuvaa kirjassaan 10,9 The Art of Focus sitä miten hän on systemaattisesti parantanut omaa keskittymiskykyään tavoitellessaan tarkkuusammunnan maailmanmestaruutta. Yhtenä keinona on sellaisten turva-asioiden ajattelu, joihin ei liity mitään syvempiä tuntemuksia tai mieltä kutkuttavia assosiaatioita. Esimerkiksi kuiva lehti tai silitysrauta voivat toimia tällaisina mielen tyhjentäjinä ja siltoina fokuksen saamiseksi. Tällöin mieli saa tarvitsemaansa askartelumateriaalia, mutta aihe ei herätä vahvoja tunteita ja siten fokusta haittaavat kemiat jäävät myös minimiin.

Omaan suoritukseen ja suorituskykyyn voi onneksi vaikuttaa. Harjoittelemalla voi parantaa itsensä kuuntelua ja reflektiokykyä. Esimerkiksi meditaation avulla voit opetella taitoa, jossa ajatuksia kyllä edelleen pulppuaa, mutta niiden vietäväksi ei tarvitse heittäytyä. Voit tarkastella niitä sivusta, liittymättä niihin sen vahvemmin.

Christina Bengtsson: 10,9 The Art of Focus

Se, että keskittyy tekemään vain yhtä asiaa kerrallaan, sitä juuri nyt tärkeintä, auttaa myös siinä, että mieli on levollinen ja vapaa uhkakuvista. Tämä taas auttaa kohti parempaa ajattelua ja suoriutumista. Lue lisää siitä miten voi rakentaa tilaa keskittymiselle ja muutenkin työskennellä kohti ratkaisuhakuista mieltä.

Keskittymiseen panostaminen on siis kannattavaa yksilön kannalta ajateltuna. Mitä keskittymiselle sitten tapahtuu, kun mukana on useampia ihmisiä?

Keskittyminen organisaation kyvykkyytenä

Jos jo yksilösuorituksessa omat ajatuksemme ja tekemisen tapamme saattavat kääntyä keskittymistä vastaan, vuorovaikutuksessa muiden kanssa tilanne on vielä kertaluokkaa haastavampi. Omien ajatustemme hallitsemisen lisäksi vaaditaan kyvykkyyttä toimia ryhmässä ja hallita muiden tekemisten aiheuttamia reaktioita itsessämme. Lisäksi on syytä olla valveutunut siitä, mitä omat tekemisemme aiheuttavat toisille.

Aikoinaan harrastin kilpamelontaa. Kilpakajakki on tehty mahdollisimman kapeaksi, jotta saadaan lisää nopeutta. Nopeuden kääntöpuoli on erittäin kiikkerä kajakki. Tottumaton kaatuu välittömästi, jos hän istuu kilpakajakkiin ja yrittää päästää irti laiturista. 

Kilpamelonnassa pitää yhtäältä pyrkiä tuottaa maksimaalinen teho kajakin eteenpäin viemiseen ja toisaalta pyrkiä pitämään kajakki vakaana suhteessa veteen, jotta aluksen kulku melanvetojen välissä olisi mahdollisimman energiatehokasta. Jos samassa kajakissa onkin 2 tai 4 melojaa, tilanteeseen tulee mukaan muiden huomioiminen. Et voi enää korjata asentoasi tai säätää rytmiäsi omia tarpeitasi vastaamaan silloin kun siltä tuntuu. Jokainen pienikin liike välittyy toisille melojille ja voi sekoittaa heidän rytminsä. Tämä taas tarkoittaa välittömästi koko yhteisen suorituksen tehon laskua. Joudut tasapainoilemaan omien ja kokonaisuuden tarpeiden välillä. Tarvitaan taidokasta osallistumista.

Aivomme synkronoivat meitä toisiimme automaattisesti

Peilisolut löydettiin sattumalta vuonna 1992. Huomattiin, että samat solut aivoissa aktivoituvat, kun apina itse piteli banaania tai kun se katsoi banaania pidettävän kädessä. Sittemmin sama on todettu ihmisillä ja viime vuonna Oxford University Press julkaisi paperin, jonka perusteella samanlainen rinnakkainen mekanismi näyttäisi olevat totta myös tunteiden osalta. Tätä on toki kokemuksellisesti todennettu jo useassa tutkimuksessa, mutta tässä asia näyttäisi saavan vahvistusta aivokuvannuksenkin kautta.

Kilpamelonta on hyvin konkreettinen tapa tuntea omien ja muiden tekojen vaikutukset kokonaisuuteen. Organisaation toiminnassa pitää olla tarkempi, ja kärsivällisempi, sillä omat tai toisten teot eivät yleensä näy välittömästi kokonaisuudessa. Asioita tapahtuu pinnan alla ja vaikutukset ovat vaikeammin havaittavissa.

Lue lisää tutkimuksesta Oxford University Press/ Brain 9/2024 numerosta

Olemme herkkiä vuorovaikutuksissa piileville mikroilmeille ja -eleille. Aivoissamme on hermosoluja, jotka toistavat näkemämme teot ja ilmeisesti myös tunteet omien aivojemme vastaavissa liike- ja tunneosioissa. Ei ole meidän valittavissamme, vaikuttavatko toisten toimet meihin, aivomme reagoivat niihin automaattisesti. Ollessamme vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa emme siis oikeastaan toimi puhtaasti yksilöinä, vaan vaikutumme ja vaikutamme automaattisesti toisten tekemisistä ja tunteista.

Tehdään näkyväksi se, millaisesta tilasta käsin teemme yhteistyötä

Jos voimme luoda organisaatiossa ilmapiirin, jossa on turvallista työskennellä yhdessä kohti tavoitetta avoimin ja uteliain mielin, motivoidumme helpommin uteliaisuuden kautta saavuttamaan hyviä asioita. Jos taas emme löydä turvaa, päädymme helposti välttämään vaaraa ja siten epämiellyttävien asioiden välttämisen motivaatio kaventaa yksilön mahdollisuuksia toimia. Tämä ei ole valinta, sillä autonominen hermostomme pitää huolen, että näin tapahtuu. Tästä seuraa suoraan se, että turvattomassa tilanteessa emme kykene parhaaseen suoritukseemme luovuutta vaativissa vaikeissa haasteissa - emme yksin emmekä varsinkaan ryhmässä. 

Kannattaa siis kiinnittää huomiota siihen, millaisessa tilassa yhdessä olemme. Onko kaikilla turvallinen olo? Miten huomaamme, jos ei ole? Lue lisää siitä miten voimme motivoitua saavuttamisen kautta.

Laadukkaan yhteistyön mahdollistaminen on avain yhteiseen fokukseen

Vuorovaikutuksen tapaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Voimme säädellä toisiin tekemäämme vaikutusta opettelemalla toista ymmärtämään pyrkivän tavan puhua ja jäsentää vuorovaikutustamme. Sanallisen vuorovaikutuksen lisäksi olisi tärkeää pystyä välittämään samaa viestiä myös sanattomasti. Jos vastaanottajat lukevat mikroilmeistä yhtä ja sanallisesta viestistä toista, tästä seuraa välittömästi epäluottamusta, joka taas kaventaa yhteistä ajattelua.

Tukevalle vuorovaikutuspohjalle on hyvä rakentaa lisää

Vaikka turvallinen ja kaikkien osaamisen mukaan ottava vuorovaikutustapa on jo merkittävä saavutus organisaatiolta ja edistää merkittävästi tärkeimpiin asioihin keskittymistä, voidaan rakenteita viedä paljon pidemmälle:

• Yhteinen kieli ja sanoitus löytyy ajan kanssa, mutta sen syntymiselle on hyvä luoda tilaa. Tässä toimii alussa kuvattu ajan varaaminen erilaisille tarvittaville toimille. Ajan kanssa syntyy sanoitusta, joka sopii organisaation suuhun.

• Yhteinen tilannekuva on helpompi rakentaa, kun on jo olemassa yhdessä luotua työn rakennetta ja sanoitusta. Mihin me porukalla kykenemme? Millaisia meille relevantteja mahdollisuuksia tai haasteita toimintaympäristömme tarjoaa?

• Yhteinen ymmärrys tavoitteesta - minne olemme tähtäämässä meidän kielellä, yhdessä sovitusti ja niin että se on haastavaa mutta realistista?

• Yhteiset keinot päästä kohti tavoitetta. Miten eteneminen tehdään näkyväksi päivittäin? Millaisia välitavoitetiloja sovitaan, miten esteet näihin siirtymisen edestä poistetaan? Yksi mahdollinen tähän hyödynnettävä jatkuvan kehittämisen menetelmä on Toyota Kata.

Lopuksi pääsemme siihen, että organisaatio kykenee aidosti puhaltamaan yhteen hiileen

Hyvässä tilanteessa tavoite on yhdessä ymmärretty ja sen saavuttamiselle on olemassa rakenteet. Hyvin valitut rakenteet varmistavat myös lyhyen aikavälin operatiivisen toiminnan. Nämä kaksi yhdessä tukevat fokuksen pysymistä, mutta lisäksi tarvitaan muutakin:

• Yhteisön tuki sovitussa aiheessa pysymiseen - meillä on yhteinen sanoitus tavoittelemastamme ja sovitut tavat palauttaa hairahtunut keskustelu tavoitetta kohti vievälle uomalle

• Ajat erilaisille tärkeille tekemisille löytyvät kalenterista ja jos joku niistä pitää joskus ylikirjoittaa, niin löydämme tärkeälle tekemiselle uuden kohdan kalenterista - emme jätä tärkeitä asioita iltoihin tai puolivaloilla tehtäväksi

• Taidokas osallistuminen - oman kontribuution tarkastelu ja tietoisuus oman käytöksen vaikutuksesta muiden keskittymiseen tasapainotetaan niin, että voimme saada yhteisistä tekemisistä parhaan mahdollisen tuloksen

• Ymmärrämme, mitä kertautuva vaikutus ihmisten välisen vuorovaikutuksen tavasta riippuen tekee organisaatiolle. Peilisolut toimivat automaattisesti, mutta me voimme olla tästä tietoisia ja päättää miten toimimme tunteita kohdatessamme.

Kilpamelontaa harjoiteltiin aikoinaan yhdessä vuosia. Sen mekaniikat ovat paljon selkeämmin havainnoitavissa kuin organisaatioiden vuorovaikutus- ja yhteistoimintailmiöt. Paljonko organisaatioissa kannattaisi panostaa yhteisistä työtavoista sopimiseen - entä ihan harjoitteluun, tai ainakin reflektointiin ja tekemisestä oppimiseen?

Tarvitsetteko sparrauskaveria fokuksen pitämiseen tai tarvittavien rakenteiden luomiseen? Pohdimme ja teemme näitä teemoja päivittäin ja meihin saa aina olla yhteydessä!