Miten askelletaan kohti uteliasta ja avointa, ratkaisuhakuista mieltä
Kaikilla on hyviä päiviä ja sitten niitä, joiden olisi toivonut menevän paremmin. Ilmiönä tämä ei ole poistettavissa, kun vertaamme aina nykyistä olotilaa edelliseen. Mutta voimme vaikuttaa sellaisten päivien todennäköisyyteen, joina asiat sujuvat.
Pienet askeleet - valtava vaikutus
Panostus parempaan arkeen ei tarvitse olla kerralla kovin suuri, mutta jos se on jatkuvaa, se vaikuttaa ajan myötä valtavasti siihen mitä saavutamme ja millaista arkea päädymme elämään. Jos pitää jatkuvasti kunnostaan huolta, jalka nousee keveämmin portaita eikä kokoushuoneeseen saapuessa puuskututa. Jos lukee jatkuvasti vähän ammattikirjallisuutta ja artikkeleita, maailman muutos ei pääse niin helposti riepottelemaan meitä epävarmuuden tunteisiin.
Vaikka pääsääntöisesti Withmoressa kirjoitamme näitä tekstejä parempien työelämän käytänteiden löytämiseksi ja juurruttamiseksi, tällä kertaa on olennaista puhua laajemmin arjen rakenteista. Ne ovat nimittäin tiukasti linkissä siihen miten me voimme toimia töissä, yhdessä arjen konteksteista.
Me Withmorella ajattelemme, että töiden tekeminen on helpompaa, mielekkäämpää ja roimasti tuloksellisempaa, kun mieli on levännyt ja olemme motivoituneet saavuttamisen kautta. Lue lisää saavuttamisen kautta motivoitumisesta. Nämä hyödyt eivät tietenkään rajoitu mitenkään vain työn konteksteihin: myös arki helpottuu, kun mieli pelaa kanssasi samassa tiimissä yhteistä tavoitetta kohti.
Kestävän arjen rakenteet
Withmoressa on jokaperjantainen rutiini, jossa jokainen vuorollaan pisteyttää kuluneen viikon huokoisuuden ja mielekkyyden arvosanalla 1-10 - ja myös perustelee arvosanansa. Tällä käytännöllä jaamme tilannekuvaa siitä, miten meillä menee, ja luomme kieltä tuntemuksistamme puhumiseen. Kiinnitämme arvioinnin perusteluissa huomiota esim. siihen ollaanko pitäydytty maksimissaan neljässä eri kontekstissa per päivä, sekä siihen onko kontekstien vaihtojen väliin varattu tarpeeksi aikaa ja onko näistä vaihtoajoista pidetty kiinni. Työn kuormien ja ilojen lisäksi kerromme myös mitä työn ulkopuolelle kuuluu. Pyrimme tuomaan esiin tuntemuksiemme koko kuvan.
Kalenterirutiinit ja muut arjen työskentelysopimukset auttavat meitä navigoimaan kestävästi ja keveästi erilaiset kiperätkin tilanteet työmaalla. Lue näistä lisää Karon kirjoituksesta miten työn huokoistaminen käytännössä onnistuu. Tämäntyyppisten rakenteiden lisäksi on monia muitakin rakennuspalikoita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun haetaan pitkäkestoista optimisuoritusta.
Tehdään mielestä paras mahdollinen työkaveri
Usein työhyvinvoinnin ja jaksamisen keskusteluissa on pyrkimys ymmärtää jaksamista voimavaratekijöiden ja kuormitustekijöiden kautta. Ajatuksena, että näiden tulisi olla tasapainossa, jotta töissä jaksaa. Tämä yksinkertaistus saattaa olla hieman harhaanjohtava. Sama asia saattaa olla joskus kuluttava ja joskus taas ei.
Parempi tapa on tarkastella erilaisten komponenttien kirjoa, joka yhdessä mahdollistaa hyvin levänneen, uteliaan ja ratkaisuhakuisen mielen pintautumista.
Ihminen tarvitsee toimiakseen muun muassa lepoa, ravintoa ja liikuntaa. Liian vähän lepoa tai ravintoa vie pohjan pois kaikelta tekemiseltä, siinä missä liika lepo vie tylsistymiseen.
Ihminen ohjautuu kohti turvaa, ja muu tulee sen jälkeen
Hyvin levänneenä syöneenä ja sopivasti liikuttuamme meillä on perusedellytykset kunnossa, mutta vielä on paljon matkaa kokonaisuuden hallintaan. Mieleemme on helppo vaikuttaa, niin vahingossa kuin tarkoituksellakin, eikä ole helppo huomata mistä milloinkin tuulee ja miksi oma mielentila on sellainen kuin se on.
Psykologisen turvallisuuden kokemuksemme mahdollistaa tai estää meitä toimimasta täyden kykymme mukaan. Jos koemme esimerkiksi asemamme suhteessa muihin epävarmaksi, se kääntää meidät kohti asemamme varmistelemista uuden rakentamisen sijaan. Jos meillä taas ei ole autonomista säätelyvaltaa omiin toimiimme, koemme olevamme toisten armoilla ja ehkä vaarassa - ja mielemme reagoi valmistautumalla pakenemaan tai taistelemaan.
Varmuus tulevasta, tai tavoitteen selkeys organisaation kielellä, on myös yksi vedenjakaja siinä miten voimme käyttää kykyjämme.
TIETEELLINEN TAUSTA
Mihaly Csikszentmihalyi kuvaa flown saavuttamisen lisäksi muitakin tiloja, joihin saatamme aivomme kanssa päätyä.
Csikszentmihalyi, Mihaly (1975). Beyond Boredom and Anxiety: Experiencing Flow in Work and Play, San Francisco: Jossey-Bass. ISBN 0-87589-261-2
Ajatteleminen vaatii aikaa ja rauhaa
Ajan varaaminen ajatteluun on yksi turvamekanismi, jolla voimme selviytyä haastavistakin tilanteista. Tämä ei kuitenkaan toimi niin, että varaan kiireisestä kalenterista tunnin ja päätän ajatella. Jos arki on kaaosta, kaaos valuu ja täyttää helposti tunnin mittaiset ajattelun ajat. Ajatukset eivät silloin tottele, vaan lähellä vaanivat tulipalot varastavat kaistan. Tarvitaan huokoista arkea, jossa on rauhaa pysähtyä ajattelemaan.
Se, että on rauha pysähtyä, ei tarkoita hidasta etenemistä tai laiskaa työotetta. Päinvastoin. Laadukas ajattelu mahdollistaa meidän nähdä kirkkaasti, mitä tarvitsee tehdä. Levänneen ja tavoitehakuisen mielen kanssa me kävelemme kevyesti hangen päällä ja näemme tuiskun läpi, kun taas kuormittuneen mielen kanssa olemme vyötäisiämme myöten hangessa ja silmät täynnä lunta.
Vireystilan seuranta tarvitsee mekanismit - se harvoin tapahtuu automaattisesti
Vireystilan säätäminen on monimuuttujaongelma. Meidän täytyy oppia kuuntelemaan ja säätämään sen eri osa-alueita erikseen.
Onneksi ihmisellä on kyky kuunnella kehoaan ja säätää toimintaansa sen mukaan mitä tarvitaan: nälkä ohjaa lopulta ruuan luo. Usein vain käy niin, että ympärillämme on niin paljon hälyä, että emme oikein kuule mitä kehomme tai mielemme meille kuiskii. Jokin deadline tulee kolisten vastaan ja laittaa meidät valvomaan pitkään, ja tästä toipumiseen menee sitten seuraava päivä - ainakin.
Kilpaurheilija virittyy kuulemaan, mitä kehosta voi ottaa irti. Se, että tuntuu pahalta ei tarkoita, etteikö resursseja olisi vielä käytettävissä vaikka kuinka paljon. Joogaa harrastava huomaa, että sydämen sykettä voi hidastaa tai nopeuttaa, vaikka istuu vain paikoillaan.
Työyhteisössä me tarvitsemme paitsi tavat ja rutiinin seurata sitä, millainen vireystaso meillä on, myös kielen siitä puhumiseen. Onko arjen puhe sitä, että “mun pitää tehdä” tai että “on pakko hoitaa”? Vai onko vallalla enemmän innostunut artikulaatio - “mä hoidan sen ennen kuin tuon innostavan tehtävän”? Hallintoasioita on aina, mutta se miten niihin suhtautuu, kertoo paljon.
Useat työn tekemisen viitekehykset tarjoavat tapoja pysähtyä kuulostelemaan vireyttä ja signaaleja tarpeesta sen korjaamiseen. Vaikkapa Sosiokratia 3.0 leipoo erilaisia kuuntelun kohtia sen useisiin eri toimintamalleihin, esim. virittäytyminen ennen kokouksia ja arviointikierros niiden lopuksi. Myös Scrum erottaa selkeästi katselmoinnin, jossa on läsnä tiimin ulkopuolisia, retrospektiivistä, jossa tiimillä on turva ja tila puhua kaikesta siitä, mikä vaikuttaa työn tekemiseen. Mitkä ovat ne tavat, joilla teidän työyhteisönne varmistaa tilan vireyskeskustelulle?
Omaa vireystasoa voi myös opetella seuraamaan ja jäsentämään
Huomaatko milloin ärsyynnyt vuorovaikutustilanteessa? Onko tilanteessa tällöin itsessään jokin ärsytysaspekti vai oletko vain herkistynyt esimerkiksi ravinnon puutteen vuoksi?
Mitä kertoo se, että välttelet jonkin hallintoasian tekemistä? Entä se, että uppoudut hallintoasian tekemiseen sen sijaan, että tekisit sen tärkeän työtehtävän?
Kokeile lähteä kävelylle seuraavan kerran, kun huomaat junnaavasi työtehtävän kanssa. Mitä sen jälkeen tapahtui?
Aloita tutkiminen valitsemalla muutama vireystasoosi vaikuttava komponentti ja seuraa niitä. Mikä ilmiö ilmiantaa sen, että olet ajautumassa pois vireyden optimialueelta?
Mistä sitten voi huomata, jos vireyden lasku uhkaa? Sitä ei välttämättä koe laskeneena vireystasona, mutta vinkkiä voi saada esimerkiksi siitä suhtautuuko kollegan ehdottamaan asiaan innostuneesti ja jatkokehittelyä tarjoten vai epäilevästi mahdolliset sudenkuopat nähden. Tai jos sinulta pyydetään apua johonkin asiaan, tuntuuko se lisätaakalta vai näetkö jo silmissäsi sen, miten asiat luistavat paremmin, kun autat?
Kuormittuneena näemme uhkakuvat ja käännymme sisäänpäin. Levännyt mieli on ratkaisuhakuinen ja innostuu uudesta.
Rakenteesta syntyy rutiini
Uusien toimintatapojen käyttöön ottaminen on aluksi hankalaa. Kiireessä palaa helposti takaisin vanhoihin tapoihin. Onneksi tähänkin on olemassa ratkaisuja: Jos esimerkiksi huomaatte, että samat ongelmat pyörivät organisaatiossa jatkuvasti, voi olla, että ongelmanratkaisutapanne vaatii parantamista. Aivonne ovat kirjaimellisesti linkittyneet ratkomaan ongelmia siten, kuin olette havainneet niiden ratkeavan joskus aikaisemmin, mutta nyt tämä ratkaisemisen tapa saattaa tarvita jo päivitystä. Toyota Kata on yksi esimerkki valmennuksen viitekehyksestä, jolla vakiinnutetaan uusi tapa parantaa toimintaa. Katan tapauksessa systemaattinen kehittäminen kohti tavoitetta otetaan osaksi arkea ja, mikä vielä tärkeämpää, osaksi ajattelua. Lisää katan juurruttamisesta voit lukea täältä.
Uusien rutiinien vakiinnuttamisessa tärkeää on tarvittava määrä toistoja. Toistojen varmistamiseksi on hyvä kiinnittää haluttu toiminta johonkin jo olemassa olevaan tapahtumaan. Sinulla on paljon rutiineja - esim. edellisenä päivänä katsotaan seuraavan päivän kalenteri tai aamulla on varattu aika sähköpostien katsomiseen. Näihin jo olemassa oleviin herätteisiin voi kiinnittää haluttua toimintaa. Kun heräte tulee eteen, tehdään myös siihen liitetty toiminta.
Itselleni oli pitkään haastavaa hakea motivaatiota käytettyjen tuntien kirjaukseen. Konsultointiliiketoiminnassa asiakkaat kun joskus toivovat näkevänsä tehdyt työt turvallisessa listamuodossa. En vain ole osannut motivoitua tähän, kun en usko ajankäytön ja tulosten suoraan yhteyteen. Nyt olen kehittänyt rutiinin, jonka laukaisee perjantai iltapäivässä oleva 1/2 tunnin kalenterivaraus. Tämän varauksen aikana käyn läpi viikon valmistautuakseni jo aiemmin mainittuun viikon pisteytys rutiiniin. Samalla kirjaan tunnit. Näin itselleni mielekäs viikon reflektoinnin rutiini ajaa myös puuduttavan tuntikirjauksen paikoilleen.
Toinen esimerkki voisi olla pienimuotoinen kunnon ylläpito rutiini, jota myös itse käytän. Tämä alkoi ehkä vahingossa, kun työn hektisyys sai hissin odottamisen tuntumaan hukalta. Portaiden kiipeäminen ei tainnut oikeasti juurikaan nopeuttaa perille pääsyä, mutta olipahan jotain tekemistä. Nyt en ajattele arjessa pysähtymisiä enää huonona asiana, päin vastoin. Mutta portaat jäivät herätteeksi - aina kun vain mahdollista valitsen portaat hissin sijaan. Vuodessa tästä kertyy paljon porrastreeniä.
Rutiinin lisäksi on hyvä varmistaa tukiverkko, joka muistuttaa mitä oltiinkaan tekemässä ja palauttaa orastavan rutiinin pariin. Henkilökohtainen valmentaja tai työnohjaus voivat olla ovat hyviä tapoja saada tukea matkalle kohti uteliasta ja avointa - ratkaisuhakuista - mieltä.
