Tuloksellinen itseohjatuvuus - tyytyväisiä asiakkaita ja työntekijöitä
Onnistuakseen tuloksellinen itseohjautuvuus edellyttää yritykseltä tiukkaa fokusta asiakkaisiin, tukevaa strategiaa sekä sujuvaa suhdetta dataan ja mittaamiseen, summaavat Withmoren Lean-konsultti Miika Kuha ja pitkän itseohjautuvuus-kokemuksen omaava, IT-johdon ammattilainen ja strategiakonsultti Petri Aukia. Hyötyinä on odotettavissa kasvavaa yrityskulttuuria, työhakemuksia alan kovimmilta osaajilta sekä orgaanista kasvua tyytyväisten asiakkaiden kautta.
Itseohjautuvuuteen liitetään monesti erilaisia myyttejä, ja etenkin IT-alalla sen avulla on houkuteltu osaajia töihin suurempien vapauksien ja vaikutusmahdollisuuksien perässä. Yksilökeskeisyyden sijaan itseohjautuvuus onnistuakseen vaatii kuitenkin yhteisesti sovittuja asioita – yhteisten päätösten kautta syntyneitä toimintatapoja sekä yhteistä päämäärää ja tavoitteita.
“Sen sijaan että ajattelee itseohjautuvuutta vallankumouksena, niin kuin joku guru sen helposti kuvaa, kyse on siitä, miten erilaiset ihmiset tekevät hommia yhdessä fiksulla tavalla”, Petri Aukia tiivistää.
Itseohjatuvuuden avulla kohti tavoitteita
“Toimiakseen itseohjautuvuus vaatii yhteisen tavoitteen. Se voi olla jalkautettava tavoite, jossa yritys pyrkii saamaan aikaiseksi jotakin, ja se on pilkottu osatavoitteiksi yli koko organisaation. Ja myös dataa tarvitaan – tavoitteet pelkästään eivät ole mitään, jos ei ole näkyvyyttä siihen, miten niihin edetään. Silloin tarvitaan mittaridataa, ja vastuullisuutta siitä, että tehdään niitä asioita, mitä pitääkin tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi”, Kuha toteaa.
Itseohjautuvuus onkin pikemminkin yhdessäohjautuvuutta, jossa organisaation linjataan ponnistelemaan yhteisten tavoitteiden ja mittareiden eteen. Välineeksi annetaan riittävästi valtaa ja vapautta, jotta kukin työntekijä pystyy työskentelemään parhaalla mahdollisella tavalla tavoitteen saavuttamisen eteen.
“Hyvä yritysstrategia perustuu usein siihen, että lähdetään tavoittelemaan sellaisia voittoja, jotka eivät ole ihan itsestään selviä, vaan vaativat ponnistelua. Hyvää itseohjautuvuutta näkyy siinä, että kehityshankkeet keskittyvät korostuneesti strategisten voittojen saavuttamiseen”, Aukia kuvailee itseohjautuvuuden kiertymistä yhteisen, konkreettiseen tavoitteen ympärille.
“Nähdäkseni itseohjautuvuuteen lähtemisessä on kahdenlaista tapaa. Voidaan liputtaa suurta kulttuurinmuutosta, ja sen avulla saadaan savustettua esiin organisaatiosta ne, jotka vastustavat muutosta. Näin päästään keskustelemaan heidän kanssaan, mikä itseohjautuvuudessa pelottaa ja minkä takia valittu suunta ei tunnu turvalliselta”, Petri Aukia pohtii.
Mitä itseohjautuvuus vaatii organisaatiolta?
Selkeät tavoitteet ja strategia
Datalähtöisyys ja kyky mittaroida organisaation tuloksia lyhyillä sykleillä
Riittävästi valtaa ja vapautta
Kannattavuuden ja kasvun hakeminen asiakastyytyväisyyden kautta
“Koska useimmissa yrityksissä tilanne ei ole tällainen, Miikan kanssa olemme nähneet järkevämmäksi sellaisen tavan, jossa itseohjautuvuutta lisätään askeleittain, ja tuodaan vaiheittain itseohjautuvia tapoja ja malleja organisaation toimintaan. Näin varmistetaan, että yrityksen kulttuuri paranee. Kenenkään ei tarvitse laittaa hanttiin, koska muutokset on järkeviä, turvallisia ja aika maanläheisiä”, hän jatkaa.
Onko organisaatiosi todella itseohjautuva?
Karkeasti ottaen organisaatiot voi jakaa nelikenttään sen mukaan, kuinka itseohjautuvia ne haluavat olla, ja kuinka paljon ne käytännössä harjoittavat itseohjautuvia toimintamalleja.
“Itseohjautuminen toimii hyvin niissä yrityksissä, joissa strategiana on tehdä hyvää asiakastyötä ja hyviä tuotteita ja palveluita, olla siis markkinajohtajia ja kannattavia hyvin tehdyn työn ansiosta. Toisaalta taas sellaisiin yrityksiin, joissa tavoitteena on olla kannattavia jollain muilla tavoilla, ei itseohjautuvuus välttämättä sovi”, Aukia kuvailee.
“Itseohjautuvuus puree nimenomaan sellaisissa konteksteissa, joissa asiakkaiden tarpeisiin liittyviä kysymyksiä ei ehditä kierrättämään ylemmän tahon kautta. Jokaisen, joka on asiakasrajapinnassa, pitäisi pystyä tekemään päätöksiä nopeasti muuttuvissa tilanteissa tilanteen päällä”, Miika Kuha toteaa.
Todellisuudessa tilanne on monesti sekalaisen hybridi yrityksessä, jossa itseohjautuvuutta ei ole määrätietoisesti harjoiteltu koko organisaatiossa johtoa myöten. Perinteisissä yrityksissä saattavat vanhat hierarkiset mallit olla edelleen voimissaan, kun taas modernit startupit ovat luonnostaan toimintamalleiltaan hyvinkin itseohjautuvia, ilman että asiaa olisi naulattu yhteenkään strategiapaperiin.
“Suomalaisissa yrityksissä työtä tehdään kohtuullisen isolla sydämellä. Selkeä merkki muutoksen tarpeesta on, jos käytävillä kuuluu esimerkiksi lausahduksia eihän me noin tehdä vaikka johto niin luulee. Todennäköisesti silloin on valittu asiakasta paremmin palveleva toimintamalli ohi ylempien ohjeistuksien. Ihmiset ovat ottaneet vastuuta omasta työstään vastoin heille annettuja määräyksiä, jotta asiakas saisi parhaan palvelun ”, Aukia sanoo.
Tutustu myös: Ketterä johtaminen – organisaation tarkistuslista
Itseohjautuvuus vahvistaa riskinhallintaa ja tuo yritykselle parhaimmat osaajat
Useimmat yritykset joutuvat kilpailemaan osaajista, ja niin rekrytoinnin ammattilaiset kuin yrityksien johtoportaan vaikuttajat miettivät, miten ratkaista kiihtyvä osaajapula. Varsinkin teknologia-aloilla ylikuumentunut työmarkkina johtaa siihen, että vain houkuttelevimman työnantajamielikuvan ja yrityskulttuurin omaavat yritykset ylipäänsä saavat hakemuksia avoimiin työpaikkailmoituksiin.
“Tutkimusten mukaan suurin osa suomalaisista asiantuntijoista valitsee työpaikkansa yrityskulttuurin mukaan. Jos ei lähde kehittämään kulttuuria, joutuu äkkiä tilanteeseen, jossa huippuosaajien työllistyessä huippukulttuurin omaaviin yrityksiin itse kilpailee vain keskinkertaisesta osaamisesta. Kiusallista siinä on se, että se on hitaasti vaikuttava myrkky, ja hiljalleen, vuosi toisensa jälkeen yrityksestä tulee vähemmän kilpailukykyinen”, Aukia maalaa tulevaisuutta yrityksessä, joka jää paikoilleen.
“Tilannetta voi paikata ostamalla osaamista, kovalla rahallahan saa ostettua konsultteja. Mutta sitten voi taas kysyä, mihin se polku vie. Kuinka pitkään yritys osaa ylipäänsä ostaa osaamista, jos sen oma osaajajoukko kapenee, eikä uusia tule tilalle”, Kuha kysyy.
“Itseohjautuvuus sitoo kulttuuria yhteen. Enkä tarkoita mitään heimokulttuuria, vaan itseohjautuvuuden ytimessä ollaan silloin, kun palaverin nuorin tyyppi voi nostaa esiin sellaista tietoa, joka saa palaverin kulun muuttumaan kokonaan. Jos yrityksessä tällainen on osa tyypillistä yrityskulttuuria, ollaan jo pitkällä itseohjautuvuudessa”, Aukia havainnollistaa.
Mitä hyötyä itseohjautuvuudesta on?
Itseohjautuvuuden avulla linjataan organisaatio yhteisten tavoitteiden taakse
Itseohjautuvuudella rakennetaan ja vahvistetaan omaehtoista organisaatiokulttuuria, mikä houkuttelee parhaimmat osaajat yritykseen töihin
Itseohjautuvuus antaa työntekijöille harkintavaltaa toimia asiakasrajapinnassa parhaaksi katsomallaan tavalla, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä
Itseohjautuvuus parantaa riskinhallintaa – kun kuka tahansa voi tuoda päätökseen dataa, riskit nähdään nopeammin ja ne voidaan välttää tehokkaammin
Itseohjautuvuus tuottaa orgaanista kasvua
“Nostaisin myös yhden tärkeän hyödyn, sillä itseohjautuvuuteen liittyy mieletön riskinhallintaelementti. Kun ihmiset voivat nostaa esiin näkemiään, markkinassa tapahtuvia muutoksia, mitkä voivat vaikuttaa yrityksen toimintaan, todennäköisyys sille, että yritys joutuu markkinatilanteeseen, jonka se tajuaa vasta liian myöhään ja jälkijunassa kilpailijoistaan, kapenee huomattavasti”, Aukia lisää.
Lue myös: Itseohjautuva organisaatio onnistuu, kun sille tarjotaan minimirakenteet
Data pitää huolen siitä, että itseohjautuvuuden suunta on järkevä
“Itseohjautuvuuteen liittyy paradoksi, ajattelumalli, että itseohjautuminen on jotenkin höttöistä, ja hierarkkinen johtaminen on enemmän analyyttista ja rationaalista johtamista. Mikään ei voisi olla kauempana todellisuudesta, sillä itseohjautuva johtaminen toimii niissä organisaatioissa, jotka on valmiit mittaamaan itseään”, Aukia analysoi.
Olennaista itseohjautuvuudessa on dataohjautuvuus – kun päätöksiä tehdään yhdessä ja valtaa on jaettu laajemmalle joukolle, data ja mittarit toimivat selkänojina päätösten järkevyyden ja kannattavuuden validoinnissa.
“Petri puhui palaverin nuorimmasta henkilöstä, joka nostaa kokouksessa esiin asian, joka muuttaa päätöstä. Jos data ei ole selkänojana, on vaikea perustella asioita ilman riittävää virkaikää. Mutta jos yrityksen päätöksenteko ja toimintamalli on vahvasti datalähtöistä, nuorinkin pystyy nostamaan esiin asioita, jotka vaikuttavat päätösten ja koko yrityksen suuntaan. Datalähtöisyys on älyttömän tärkeää”, Kuha korostaa.
“Organisaatioiden, jotka eivät kykene sietämään itsensä mittaamista, ei kannata lähteä itseohjautuvuuden polulle. Silloin kannattaa miettiä, miksi me emme uskalla olla mittauksen kohteena, mikä siinä on niin pelottavaa. Yhteisessä päätöksenteossa, jossa päätös ei tule suoraan virkaiän pohjalta, täytyy olla deal breakereita, ja se on parempi data. Ilman dataa itseohjautuvuudesta ei tule mitään”, Aukia vastaa.
Kun mittaamista ei jätetä yhteen kertaan vuodessa, ja tuloksia seurataan säännöllisesti, päätöksentekosyklitkin ovat itseohjautuvuudessa huomattavasti nopeampia kuin perinteisissä toimintamalleissa.
“Työrupeamat on lyhytkestoisia ja niitä arvioidaan esimerkiksi kolmen kuukauden välein. Näin päästään jatkuvaan mittaamiseen, vaikkapa siitä, oliko tämä henkilö sopiva valinta tähän rooliin, tai päästäänkö tällä strategiakuviolla parempaan tulokseen”, Kuha konkretisoi.
“Itseohjautuvuuteen kuuluu olennaisesti pilotit eli kokeilut. Kun suuremmalle joukolle ihmisiä annetaan oikeus tehdä päätöksiä, jotta firman resurssit eivät loppuisi kesken, suurimman osan päätöksistä pitää olla valtavan halpoa. Kokeilujen avulla ennen kalliit päätökset voidaaan tehdä nyt halvemmalla”, Aukia jatkaa.Ajureiden kuvaamisessa saadaan käyttöön kaikkien silmät ja aivot, kun mietitään, miten yhteinen energia kannattaa seuraavaksi panostaa. Samalla kasvatetaan sitä todennäköisyyttä, että yksilön ja organisaation tavoitteet ovat linjassa keskenään. Syntyy yksilön ja organisaation yhteinen polku.
“Jossain vaiheessa toki tulee tilanteita, jossa dataa ei ole tarpeeksi, mutta pitäisi päästä eteenpäin ja tehdä jotakin. Silloin kysymys on, onko tämä tarpeeksi turvallinen asia tehtäväksi ja kokeiltavaksi, ja kuinka pitkä kokeilu voidaan tehdä. Sitten tehdään se. Suostumuspäätöksenteolla varmistetaan se, että päästään aina vähän eteenpäin, ja saadaan myös dataa ja voidaan ottaa uusi askel”, Miika lisää.
Olemme jo itseohjautuvia, miksi meidän pitäisi olla sitä enemmän?
Kuten jo todettu, monissa yrityksissä, ja etenkin startupeissa kulttuuri usein on jo luonnostaan hyvin itseohjautuvaa, ja dataakin hyödynnetään monin paikoin etenkin myynnissä ja markkinoinnissa. Miksi itseohjautuvuutta pitäisi lähteä siis kodifioimaan kirjoihin ja kansiin?
“Yksi, mitä kannattaa miettiä, on se, että itseohjautuvuus toimii siinä kontekstissa missä nyt ollaan, jos mikään ei muutu. Mutta käytännössä kaikki muuttuu koko ajan, jolloin tarvitaan myös jatkuvan parantamisen elementti mukaan tekemiseen. Ja siksi pitää jollakin lailla ymmärtää, missä olemme nyt ja mihin suuntaan olemme menossa. Jos nykyistä toimintatapaa ei dokumentoi tai kuvaa mitenkään, on ihan älyttömän vaikea miettiä, miten tämän voi tehdä paremmin tulevaisuudessa”, Kuha huomauttaa.
“Organisaatiot muuttuvat enemmän kuin ihmiset firman sisällä huomaavatkaan. Tulee uusia teekkareita, ihmiset vaihtavat työpaikkaa tai ylenevät organisaatiossa. Huonosti dokumentoidusta itseohjautuvuudesta seuraa kaksi asiaa – Jos toimintatapa on epäselvä, roolien muuttumiset, vastuun lisääntymiset ja muut muutokset voivat alkaa tuntua aika raskailta. Toinen kulma on se, että osalle ihmisistä itseohjautuminen ei ole valittu tie. Mitä selkeämmin toimintamallit on kuvattu, sitä paremmin se auttaa esimerkiksi uusia ihmisiä oppimaan ja sopeutumaan malliin”, Aukia lisää.
Tutustu myös: Toimintatavan transformaatio-palveluun
Näetkö organisaatiossasi itseohjautuvuuden tarvetta? Haluaisitko keskustella lisää itseohjautuvuuden mahdollisuuksista yrityksessäsi? Ota yhteyttä!
Verkostoidu kanssamme myös Linkedinissä:
