4 askelta - Muutosvastarinnasta muutosintoon järjestelmähankkeissa
Kuva: Mathias Jensen, Unsplash
Miten muutosvastarinnan saa käännettyä järjestelmähankkeissa muutosinnoksi? Helppo homma: selvitä mitä käyttäjät ja käytännön työtä tekevät tarvitsevat, tunnista miten näiden tarpeiden toteutumista voi mitata ja keskity koulutuksessa ja viestinnässä käyttäjien ja työntekijöiden omiin tavoitteisiin.
Muutosvastarinta on evoluution sanelemaa
Jokainen joskus teknologiakehitysprojektia vetänyt tietää, että ihmiset eivät monesti erityisemmin pidä muutoksesta. Periaatteessa parannuksia usein toivotaan, mutta sitten kun on käytännössä käsillä tilanne jossa järjestelmiä on kehitetty ja työtavat oikeasti muuttuvat, toiveet muuttuvat helposti poruksi entisen järjestelmän helppoudesta. Ja kohta tosiaan puhutaankin muutosvastarinnasta ellei olla varovaisia.
Tämä on erittäin inhimillistä. Ihmisen aivot on säädetty säästämään energiaa, ja muutos on raskasta. Kukaan ei muuta työtapojaan mielellään. Ja siksipä muutokselle tarvitaan erittäin hyvät syyt ja varmistus siitä, että muutos tehdään fiksuun suuntaan jonka järkevyys on ihmisille myös helppo havaita.
Ihmiset haluavat tehdä fiksusti ja hyödyllisiä asioita
Toisaalta organisaatioiden ihmiset ovat nimittäin yleensä myös erittäin fiksuja ja haluavat tehdä hyvää työtä. Ja niinpä silloin kun on selvästi näkyvissä, että muutosta tehdään kohti fiksumpaa työtapaa ja parempaa vaikuttavuutta, ihmisten on helpompi kestää myös sitä että muutos ja oppiminen on työlästä.
HYÖDYLLISIÄ TYÖKALUJA
Visiolakanalla voit tiivistää yhteisen ymmärryksen siitä, mistä tulevassa järjestelmässä on kyse.
Arvovirtakartta auttaa hahmottamaan yhdessä järjestelmän taustalla olevat työprosessit - sekä niiden nykytilan että toivetilan.
Miten sitten teknologiahankkeessa voi varmistaa, että sitä tehdään kohti fiksumpaa työtapaa ja parempaa vaikuttavuutta? Tässä viisi askelta:
Selvitä mitä käyttäjät haluavat ja jaa tieto siitä organisaation sisällä. Teknologiahankkeet ovat täydellinen tilaisuus selvittää, mitä järjestelmän käyttäjät oikeasti tarvitsevat ja protoilla tähän sopivaa ratkaisua. Täysi potentiaali jää kuitenkin hyödyntämättä, ellei syntynyttä ymmärrystä jaeta organisaation sisällä kaikille jotka työskentelevät asiakkaiden kanssa. Parhaimmillaan tästä uudesta tiedosta tulee uutta työn imua koko porukalle, ja parhaiten tieto leviää jos organisaation ihmisiä on käyttäjätarpeiden selvittämisessä mukana.
Selvitä miten järjestelmän taustalla oleva työ kannattaisi tulevaisuudessa tehdä. Järjestelmähankkeet ovat huikea tilaisuus myös järjestelmien taustalla olevan työn muuttamiseen fiksummaksi. Esim. arvovirtakartoituksella saat selville nykyiset työtavat yleensä suurine variaatioineen, ja pääset suunnittelemaan työn tekijöiden kanssa sitä, miten työn oikeastaan kannattaisi kulkea. Kun järjestelmähanke sitten aikanaan tukee tämän keskustelun johtopäätöksiä, ihmisten on helppo seistä sen takana ja kestää muutostakin.
Tee järjestelmän tuottama hyöty mitattavaksi. Kun nyt olet saanut selville järjestelmän hyödyn sekä käyttäjille että taustaprosesseissa työskenteleville, mieti vielä mittarit joilla tuo hyöty jatkossa todennetaan. Millaisilla kokeiluilla se varmistetaan järjestelmän kehittämisen aikana? Entä miten sitä aiotaan seurata aikanaan järjestelmän käytön aikana? Pohtimalla tämän jo nyt varmistat, että yhdessä kartoitetut käyttäjä- ja ergonomiahyödyt eivät jää matkalle järjestelmän kehityksen aikana.
Lähde koulutuksissa ja viestinnässä työn tarpeista. Parhaimmillaan järjestelmän käyttöönotto ei tarvitsisi lainkaan koulutusta ja viestintää, koska järjestelmä muistuttaa niin täysin käyttäjän ja työntekijän aivoituksia että sitä osaa käyttää luonnostaan. Harvoin näin kuitenkaan käytännössä on, jolloin tarvitaan monesti jonkinlaista koulutusta ja viestintää. Lähde tällöin käyttäjän ja työntekijän tavoitteista. Ketään ei kiinnosta miten järjestelmä toimii systeeminä, mutta kaikkia kiinnostaa miten minä saan tehtyä oman asiani paremmin kuin ennen ja säästän aikaa ja vaivaa.
Jotta yhdessä tunnistettuja tarpeita on helppo kommunikoida yhteisön sisällä, on hyvä valita mahdollisimman tiiviitä dokumentoinnin tapoja. Ne harjoittavat omia aivoja hissipuheformaattiin, joka tulee hyötykäyttöön sillä yhteisen ymmärryksen synnyttämisessä on paljolti kyse myös jalkatyöstä ja toistosta.
Ota työkalut käyttöön:
Visiolakana auttaa kommunikoimaan järjestelmän hyödyt
Sinua voisi kiinnostaa myös
Ketterä strategia määrittää kehityksen suunnan
Hankintastrategia sanelee hankkkeen onnistumisen edellytyksiä