Itseohjautuvuus ei synny organisaatioon itsestään

Termi organisaatioiden itseohjautuvuus on ollut paljon esillä erilaisissa julkisissa keskusteluissa. Sitä tarjotaan yhteiskunnassamme menetelmäksi lähes kaikille ikäluokille. Kouluissa kaivataan itseohjautuvuutta, työikäiset toivovat työnantajilta mahdollisimman itseohjautuvia rakenteita ja ohjataanpa seniorihoivayhteisöjäkin itseohjautuvilla malleilla.

Itseohjautuva organisaatio kuulostaakin monen korvaan houkuttelevalta. Niissä työntekijät voivat osallistua päätöksentekoon, tieto on läpinäkyvää ja saatavilla, ja sekä asiakas- että työntekijätyytyväisyys ovat korkealla.

Skaala ei ole este itseohjautuvuuden toimivuudelle

Hollannista ponnistaneen itseohjautuvuuteen nojaavan terveydenhuollon organisaatio Buurtzorgin luvut ovat vakuuttavia. Työtyytyväisyys on 8,7/10, vaikka organisaatio työllistää yli 10 000 hoitajaa. Asiakkaita on 70 000, joista huolehtii 850 itseohjautuvaa tiimiä. Ernst & Youngin mukaan toimintamallilla on saatu 40 % säästöt Hollannin terveydenhuoltojärjestelmässä.

Onko itseohjautuvuudessa jotakin sudenkuoppia ja arkikielen väärinymmärryksiä, joita itseohjautuvuudesta olisi hyvä ymmärtää? Mitä itseohjautuvuus vaatii sitä toteuttavalta organisaatiolta?

Sääntö 1 - Itseohjautuvaksi ei voi julistautua, vaan se vaatii rakenteita.

Itseohjautuvuus vaatii systematiikkaa ja sitä, että itseohjautuvaa toimintatapaa harjoitellaan yhdessä. Toimintatapojen tulee olla ihmisille tuttuja. Asioita valmistellaan, mitataan ja johdetaan.

Kaikki tämä vaatii ympärilleen rakenteita ja yhteisiä toimintatapoja ja käytäntöjä. 

Buurtzorg on toiminut itseohjautuvassa mallissa jo vuosikymmenen, mutta heillä työskentelee edelleen 15 valmentajaa, jotka tukevat toimintamallia ja työyhteisön arkea.

Sääntö 2 - Itseohjautuvuus ei ole sitä, että kaikki saavat tehdä, mitä lystäävät. Itseohjautuvuus on itseasiassa hyvin tavoiteohjattua.

Itseohjautuvassa organisaatiossa huolehditaan siitä, että kaikille on selvää, millaisia asioita organisaatiossa on tarkoitus saada aikaiseksi. Ohjaavat tavoitteet tai ajurit tunnistetaan yhdessä, ja niiden saavuttamisen eteen sitoudutaan tekemään töitä.

Mitä tahansa ei siis voi työpaikalla tai koulussa tehdä, vaan työn alle otetaan sellaiset tekemiset, jotka vievät kohti yhdessä ajureilla sovittua suuntaa.

Tavoitteita kohti mennään dataa hyödyntäen, tekemällä kokeiluja ja varmistamalla jatkuva oppiminen. Eli jos data näyttää, etteivät valitut tekemiset  tuota odotettuja tuloksia, mukautetaan toimintaa tavoitteita vasten. 

Valittujen tekemisten toimivuutta tarkastellaan usein lyhyiden syklien päästä, jotta päästään oppimaan mahdollisimman nopeasti. Eli jos huomataan, ettei vaikkapa jokin opiskelumetodi toimi tietyssä oppiaineessa eivätkä lapset opi riittävästi, aletaan yhdessä suunnitella, millaisella kokeilulla asiaa voisi ratkoa.

Tällainen kokeilujen systemaattinen toteuttaminen ja tarkastelu rakentaa organisaatioon jatkuvan parantamisen syklin dataa hyödyntäen.

Sääntö 3 - Ihmiset eivät jää heitteille, vaikka ei ole enää pomoja. Sen sijaan ihmisiä osallistetaan päätöksiin ja tekemisiin.

Ihmiset eivät jää yksin ja heitteille, kun heillä on mahdollisuus päästä kiinni organisaation oleelliseen tietooon ja he voivat osallistua päätöksentekoon.

Kaikki eivät kuitenkaan ole päättämässä kaikesta, vaan ratkaisujen kehittämisessä ja päätöksenteossa ovat mukana ne ihmiset, joita asia koskee. Siten ihmisten sitoutuneisuus ja vastuunotto kasvavat.

Itseohjautuvuudessa puhutaan taidokkaasta osallistumisesta. Päätöksentekoon osallistuvien ihmisten tulee tuoda arvoa päätöksentekoon. Siksi ei jaaritella liikaa, vaan valmistellaan jo etukäteen päätettävät asiat, perustellaan, päätetään ja tarvittaessa kokeillaan.

Suostumuspäätös - tapa varmistaa eteneminen

Sosiokratia 3.0 ajattelee, että jos ei ole syytä pysähtyä, edetään. Tämä tarkoittaa sitä, että kysymme onko ehdotus toistaiseksi toimiva ja turvallinen kokeilla. Ihmisillä voi olla myös huolia, ja nämä kirjataan ylös ja otetaan edettäessä huomioon, mutta ne eivät pysäytä etenemistä. Sen sijaan jos joku osaa tarjoilla aidon vastalauseen, pysähdytään. Tällöin opitaan vastalauseesta, integroidaan oppi ehdotukseen ja edetään jälleen.

Eri mieltä saa myös olla. Poikkeavat näkemykset pyritään tutkimaan ja ratkomaan yhdessä. “Onko tuo esittämäsi huoli todellinen, mikä olisi meille kevyin mahdollinen tapa testata se?” Eri näkemysten kuulemisella tähdätään siihen, että saadaan ehkäistyä tai vähennettyä ongelmia tai tehtyä parempia päätöksiä tai toimintaa. Suostumuspäätöksentekoa täytyy hieman harjoitella, mutta sen jälkeen siitä tulee työyhteisölle rutiinia.

Päätöksenteon kynnystä madaltaa myös ajatus siitä, että päätösehdotusten ei tarvitse olla täydellisiä ja päätöksiä voidaan tehdä usein. Kun kokeiluja tehdään paljon, riittää, että asia on toistaiseksi toimiva ja turvallinen kokeilla. Good enough for now, safe enough to try.

Itseohjautuvuus tarvitsee periaatteita

Edellä mainituissa itseohjautuvuuden kolmessa esimerkissä ovat kaikissa pohjalla itseohjautuvuuden periaatteet. 

Niitä on esim. Sosiokratia 3.0 -mallin mukaan seitsemän: asioiden läpinäkyvyys, todennettavuus, vaikuttavuus,  jatkuva parantaminen, samanarvoisuus, vastuu ja suostumusperiaate. Periaatteet muodostavat perustan itseohjautuvuudelle. 

Perustan päälle organisaation ihmiset voivat rakentaa oman itseohjautuvan mallinsa toimintatavat ja rakenteet. 

Itseohjautuvuus ei nimittäin synny yhteen organisaatioon itsestään ja ilman ihmisiä ja vahvaa perustaa.

Lähteet: Buurtzorg-organisaation tiedot on poimittu 30.1.2024 https://www.buurtzorg.com/ -sivustolta ja Sosiokratia 3.0 -malli löytyy kokonaisuudessaan osoitteesta https://sociocracy30.org/.