Itseohjautuvan organisaation johtaminen: Yhteisöohjautuvat rakenteet ja Sosiokratia 3.0
Miten itseohjautuvuus tai muodikkaammin yhteisöohjautuvuus saadaan organisaatiossa käyntiin? Onko kysymyksessä enemmän räjäytys jonka jälkeen uudet käytännöt ilmaantuvat ihmisten yhteisellä viisaudella, vai kannattaako muutos tehdä vähän vähältä taluttaen kohti uudenlaisia tapoja?
Vastaus löytyy varmasti kahden ääripään välistä ja riippuu tietenkin kovasti organisaatiosta ja sen olemassa olevasta kulttuurista. Varmaa kuitenkin on että kun ihmisten valtuudet päätösten tekemiseen kasvavat, kyse on uuden opettelusta johon he tarvitsevat apua, ja jonkinlaiset ilmi pannut käytännöt helpottavat muutoksen tuskaa.
Sosiokratia 3.0 - varasto valmiita itseohjautuvan organisaation toimintamalleja
Sosiokratia 3.0 on laaja itseohjautuvan organisaation johtamisen työkalupakki. Siinä on paljon erilaisia käytäntöjä yksittäisen kokouksen fasilitoinnista itseohjautuviin organisaatiomalleihin, ja ajatuksena on, että siitä poimitaan käyttöön rakenteita välttämättömän tarpeen mukaan.
Seuraavassa on lyhyt esittely joistakin Sosiokratia 3.0:n tärkeimmistä työkaluista järjestettynä sen mukaan, missä järjestyksessä haasteet itseohjautuvuusmuutoksessa yleensä esiintyvät.
Suunnista jännitteen avulla
Mitä itseohjautuvan organisaation pitäisi priorisoida ja miten prioriteetit saadaan kaikille läpinäkyväksi? Perinteisten pohjantähtien ja OKR:ien rinnalle ja avuksi Sosiokratia 3.0 tuo itseohjautuvan organisaation johtamisen avuksi jännitteiden tunnistamisen ja kuvaamisen.
Ideana on, että se mikä eniten kaipaa tarttumista, tuntuu jännitteenä ilmassa niin että kysyttäessä suurin osa ihmisistä osaa nimetä sen. Jotta kaikki ymmärtävät ratkaistavan ongelman samalla tavalla ja sen ratkaisemiseksi pystytään tekemään asioita, se kuvataan yhdessä sovitulla tavalla ja sille etsitään sopivat ratkaisijat. Ja kun se on ratkaistu, voidaan kysyä yhdessä mikä jännite väreilee seuraavaksi eniten ilmassa.
Kuvaa organisaation driverit
Jotta edellä mainittuihin jännitteisiin pystytään tarttumaan ja niitä pystytään ratkomaan, ne tosiaan vaativat jonkinlaista kuvaamista. Tyypillinen ongelma itseohjautuvissakin organisaatioissa on että hypätään suoraan ratkaisuihin ja ongelma jää kuvaamatta, jolloin ongelmasta ja sen seurauksista jää ratkaisijoiden mieliin itse asiassa monta eri versiota. Tämä sitten näkyy myöhemmin eri suuntiin tempoiluna, josta kukaan ei oikein osaa sanoa, mistä se johtuu.
Sosiokratia 3.0 ratkaisee tämän ongelman tiiviillä ja yksinkertaisella driverkuvauksella. Ratkaisun etsiminen on tehokkaampaa, kun vastataan yhdessä neljään kysymykseen:
Mikä tilanne aiheuttaa jännitettä?
Mikä on tämän tilanteen vaikutus organisaatiolle?
Mitä organisaatio tarvitsee suhteessa tähän tilanteeseen?
Mitä siitä seuraa kun tarpeeseen vastataan?
Tämän jälkeen tiedetään että ratkaistaan samaa ongelmaa.
Luo yhdessä ratkaisuehdotuksia
Pelkillä ongelmilla ei tietenkään pitkälle pötkitä, vaan ratkaisuja tarvitaan. Tyypillinen itseohjautuvan organisaation ongelma on että erilaisia ratkaisuehdotuksia parveilee ilmassa useita, ja pahimmillaan ne tukahduttavat toinen toisiaan.
Sosiokratia 3.0:ssa yksittäiseen ratkaisuun loikkaamisen sijaan ratkaisuun kootaan ensin laajasti ideoita koko porukalta ja valitaan sitten tapa, jolla erilaisista ideoista tuunataan linjakas ratkaisuehdotus. Prossessi menee yksinkertaistaen seuraavasti:
Varmistetaan että kaikilla on sama ymmärrys ratkaistavasta ongelmasta (driverista) ja että kaikkien mielestä ongelma kuluu koolla olevan ryhmän ratkaistavaksi
Kerätään kaikilta mukana olijoilta ratkaisemisessa huomioon otettavat seikat, esim. “ei mokata tältä kannalta”
Kerätään mieleen tulevat tiedonhankkimiskysymykset, esim. “mitenköhän tämä meni viimeksi”
Priorisoidaan yhdessä ratkaisemisessa huomioon otettavat seikat
Kerätään ratkaisuideat
Sovitaan tarvittaessa ratkaisuehdotuksen tuunaajat
Suunnitellaan ratkaisuehdotus
Kuten prosessista näkee, taaskin vietetään paljon aikaa ongelman ja reunaehtojen hahmottamisessa, jotta ratkaisuideat eivät lähde laukalle.
Suostumuspäätöksenteko
Mikä sitten on tarpeeksi hyvä ehdotus ja miten huolehditaan etteivät vastarannan kiisket pääse itseohjautuvassa systeemissä jarruttamaan kaikkea?
Sosiokratia 3.0 ajattelee, että vastalauseissa asuu viisaus joka on saatava osaksi yhteistä, etenevää päätöksentekoa, ja että tärkeisiin päätöksiin on syytä saada kaikilta jonkinlainen kuittaus että on ok edetä. Näitä tavoitteita ajaa suostumuspäätöksenteon tekniikka.
Suostumuspäätöksenteko sujuu tiivistäen seuraavasti:
Varmistetaan - taas - että kaikki ovat samaa mieltä ratkaistavasta ongelmasta (driverista) ja siitä että se kuuluu koolla olevan ryhmän ratkaistavaksi
Esitellään ratkaisuehdotus sellaisena joksi tuunaajat tai valmisteleva ryhmä on sen muotoillut
Esitetään mahdolliset tarkentavat kysymykset ehdotuksesta, jotta kaikki ymmärtävät sen
Pyydetään kaikilta lyhyt vastaus ehdotukseen - miltä tällainen tuntuisi?
Katsotaan onko vastalauseita. Jos on, tarkistetaan ovatko muut yhtä mieltä niiden perusteluista eli tulkitaanko ne yhteisesti vastalauseiksi. Ratkaistaan vastalauseet esim. siten että vastalauseen esittäjä ja ratkaisuehdotuksen laatija muokkaavat ratkaisuehdotusta niin että vastalause ratkeaa.
Kun mahdolliset vastalauseet on ratkottu, juhlitaan syntynyttä päätöstä.
Vastalauseiden lisäksi päätöksentekoon osallistuvilla voi olla huolia. Ne kerätään asiaa edistävien tiedoksi sen jälkeen, kun päätös on syntynyt.
Aluksi suostumuspäätöksenteko tuntuu monimutkaiselta ja on hidasta, mutta se nopeutuu pian kun se tulee harjoittelevalle ryhmälle tutuksi. Yleensä jo kolmas suostumuspäätöksenteko sujuu jouhevasti, ja pian isokin porukka voi ratkaista visaisen kysymyksen 5-15 minuutissa kunhan ratkaisuehdotus on luotu ennen varsinaista suostumuspäätöksentekoa.
Taidokas osallistuminen
Miten sitten varmistetaan ettei kukaan ryhdy käyttämään yhteistä päätöksenteon systeemiä hyväkseen vaan keskittyy yhteiseen hyvään?
Tähän ongelmaan Sosiokratia 3.0 tuo ratkaisuksi taidokkaan osallistumisen käsitteen. Se tuo jokaiselle päätöksentekoon osallistuvalle velvollisuuden ajatella yhtä aikaa omia tarpeitaan (esim. jaksanko olla tässä) ja käsillä olevan yhteistyön tarpeita (esim. syntyykö tästä vuorovaikutuksesta tarpeeksi tehokkaasti tuloksia).
Sosiokratia 3.0 kehottaa jokaista vuorovaikutukseen osallistuvaa kysymään itseltään kysymyksen:
“Onko käyttäytymiseni tällä hetkellä suurin panos jonka voin antaa tämän yhteistyön tuloksellisuudelle?”
Joskus vastaus kysymykseen voi olla että koska olen väsynyt ja ärtynyt, yhteistyö hyötyy eniten siitä että poistun paikalta ja lähden lepäämään. Toisinaan taas vastaus on että vaikuttaa että kukaan ei oikein fasilitoi työskentelyä, joten kysyn pitäisikö fasilitoida tai ryhdyn itse hommaan.
Taltioi sopimukset
Jos päätöksiä voidaan tehdä koko ajan muuttuvien jännitteiden mukaan, mistä itseohjautuva organisaatio sitten pysyy kärryillä omista toimintatavoistaan?
Sosiokratia 3.0 neuvoo taltioimaan tehdyt sopimukset lokikirjaksi, johon tehdään muutos aina kun joku päätös muuttaa yhdessä sovittua toimintatapaa. Jotta tämä oikeasti onnistuu, voidaan valita lokikirjan pitäjä jonka velvollisuus on muistaa tämä päivittämistyö.
Organisaation muutos kysynnän mukaan
Hirveästi monimutkaisia käytäntöjä, tuossahan menee pää sekaisin! - Todellakin, helposti niin käy jos yritetään haukata liikaa kerralla.
Sosiokratia 3.0 ehdottaa, että uusia käytäntöjä otetaan käyttöön vain sitä mukaa kun käytäntöjen aukot näyttävät luovan jännitteitä eri drivereita. Eli älä korjaa sitä mikä ei ole rikki, jolloin muutos tapahtuu yhteisön luonnollisessa tahdissa.
Toimialueiden kuvaukset
Jos lisää selkeyttä yllä luonnehditun lisäksi tarvitaan, monesti on apua toimialueiden kuvauksista, joissa kirjoitetaan auki:
ongelma eli driveri jota toimialue (esim. HR tai ongelmanratkaisueyhmä) yrittää ratkaista
toimialueen tärkeimmät tuotokset, resurssit ja rajoitteet
kriteerit sille miten tiedämme että ratkaisuun on päästy ja suunnitelma siitä miten tätä tarkastellaan
Valinta rooliin
Jotta itseohjautuva organisaatio pysyy tehokkaana, monesti toimialueiden lisäksi on hyvä määritellä esim. rooleja (vaikkapa fasilitaattori tai toimitusjohtaja). Niille Sosiokratia 3.0 neuvoo tekemään samantyyppisen kuvauksen kuin toimialueillekin.
Sosiokratia 3.0:n erikoisuus ihmisten valinnassa rooleihin on se, että vapaaehtoisia rooleihin kysytään viimeiseksi. Nimeämisprosessi menee seuraavasti:
Esitellään ongelma (driver) jota roolilla yritetään ratkaista
Kerätään ilmoilla olevat ehdotukset roolin täyttäjäksi
Kerätään kaikilta perusteet, miksi tietty ihminen olisi hyvä rooliin
Kerätään ilmoilla olevat tiedonkeruukysymykset (esim. onkohan ehdokkaalla X aikaa hoitaa tätä tehtävää)
Kerätään kaikilta mahdolliset muutokset ehdotuksiinsa roolin täyttäjäksi
Ehdotetaan tuloksen perusteella henkilöä roolin haltijaksi
Tarkistetaan onko vastalauseita - ja jos on, tarkistetaan onko niillä perusteet ja ratkotaan ne suostumuspäätöksenteon tapaan. Vastalause voi olla myös rooliin ehdotettavalla henkilöllä itsellään.
Juhlitaan syntynyttä päätöstä.
Prosessi voi tuntua taaskin monipolviselta, mutta tärkeiden roolien kohdalla sillä on kiistattomat etunsa. Sosiokratia 3.0:n valitsemistavassa tutkitaan ensin tarjolla olevan roolien tavoitetta ja eri valintamahdollisuuksien perusteita ennen kuin oikeastaan mennään henkilökysymyksiin
Milloin Sosiokratia 3.0?
Sosiokratia 3.0 ei filosofiana sovi kaikkiin ympäristöihin. Se on parhaimmillaan yleensä monimutkaisia kysymyksiä tai muuttuvia tilanteista käsittelevissä organisaatioissa, joissa on aito pyrkimys päätöksentekoon yhdessä.
Sen yksittäisistä käytännöistä voi olla apua kuitenkin myös esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Ketterän tiimin päätöksenteko tärkeässä linjakysymyksessä, jossa ei haluta jättää sijaa myöhemmille mutinoille (suostumuspäätöksenteko)
Löysän osallistumisen ryhdistäminen (taidokkaan osallistumisen periaate)
Ongelmanratkaisun yhteisen fokuksen varmistaminen (kuvaa organisaation driverit)
Itseään toistavien roolivalintojen sysääminen uusille urille (valinta rooliin)
Selkeyden tuominen yhteisiin käytäntöihin (taltioi sopimukset)
Lisätietoa Sociocracy30.org-sivustolla
Lisää jännitteillä navigoinnista
