Etätyön johtaminen - terveystarkastus

Etätyötä on nyt harjoiteltu aktiivisesti reilut puoli vuotta, ja se alkaa olla arkipäivää. Miten etätyö nyt voi? Tuntuuko työ yhteisölliseltä? Onko edistyminen läpinäkyvää? Tee etätyön terveystarkastus!

“En ehtinyt tänäänkään syödä mitään kun mulla oli 17 Teams-palaveria putkeen.”

Kuulostaako tutulta? Reilu puoli vuotta intensiivisen etätyöjakson alkamisen jälkeen ihmisistä on monessa organisaatiossa tullut nakkikoneita, jotka etenevät uuvuttavassa etäpalaverien jonossa kamerat kiinni päivästä toiseen. Palavereita putkahtelee kalentereihin nopealla varoitusajalla ja päivästä toiseen tuntuu että “oikeisiin töihin” varattu aikaa tulee aina syödyksi. Tuntuu epäselvältä mitä kehityshankkeille kuuluu ja edistyvätkö ne ollenkaan. Tiimikahveja ja perjantaidrinkkejä jaksettiin järjestää keväällä, mutta nyt ne ovat jääneet.

Tavoite ja autonomia

Jo joitakin vuosikymmeniä on tiedetty, että ihminen tarvitsee mielekkääseen työn kokemukseen ymmärryksen tavoitteesta ja tunteen hallinnasta ja autonomiasta. Sittemmin ketterä, lean ja itseohjautuva lähestymistapa on korostanut että lisäksi työn etenemisen, tilannekuvan ja päätösten etenemisen olisi syytä olla läpinäkyvää, ihmisten toimintamahdollisuuksien tieltä olisi hyvä aktiivisesti poistaa esteitä ja päätöksiä kannattaisi tehdä yhdessä, vähintään tiimitasolla. Ajatellaan että ilman näitä ulottuvuuksia ei synny kokemusta työn mielekkyydestä ja omista vaikutusmahdollisuuksista.

Periaatteet kuulostavat hienoilta. Käytännössä kysymys on kuitenkin ihan arkisesta ja konkreettisesta työn järjestämisestä. Työrauha ja työn läpinäkyvyys (tai sen puute) ei ole luonnonlaki, vaan jo tiimi voi tehdä asioille paljonkin niin päättäessään. Kaikki vaikuttavat toistensa kalenteriin, muilla saatavilla olevaan tietoon ja yhteiseen työskentelyilmapiiriin. Esimiesten vaikutusmahdollisuudet ovat yleensä suuremmat kuin rivitiimiläisten. Yksilökin voi tehdä työolosuhteidensa eteen jotain, mutta ilman toisten apua ei kovin paljoa.

Etätyön terveystarkastus

Seuraava testi mittaa organisaatiosi etätyön tuloskuntoa ja sitä, miten hyvät mahdollisuudet ihmisillä on työn flowhun ja iloon. Vastaa seuraaviin kysymyksiin kyllä tai ei.

Miten etätyö teillä voi? Tehdäänpä pieni testi.

01 / Onko käytössä jokin työkalu, josta töiden etenemistä voi seurata ja tehdä sitä toisille läpinäkyväksi? (Tällaisia ovat vaikkapa Trello tai Teamsin Planner.) Käytetäänkö sitä oikeasti?

02 / Onko olemassa sovittu tapa, jolla merkitään ja yhdessä rauhoitetaan aikaa itsenäiselle töiden tekemiselle, kuten “perjantaisin ei palavereita”? Noudatatteko sopimusta?

03 / Onko selvää, mitä teiltä odotetaan lähimmän kuukauden aikana ja mitä se tarkoittaa tässä kuussa? Onko olemassa mielekäs tapa mitata edistymistä tavoitteen suhteen?

04 / Huolehditteko etäpalavereissa siitä että kaikki saavat puhua? Näettekö toistenne kasvot?

05 / Onko olemassa myös jokin aika ja paikka sille että voi kertoa mitä kuuluu? Tapahtuuko se vähintään joka viikko?

06 / Onko jokaisella tapa vaikuttaa vähintään oman työnsä sisältöön? Onko kaikilla vaivaton pääsy tietoon jota näihin päätöksiin tarvitaan?

07 / Onko kokouksille olemassa tavoite ja agenda? Onko niihin mahdollisuus vaikuttaa?

08 / Palveleeko johtaminen teillä työn tekemistä eikä toisin päin? Poistaako johtaminen jopa esteitä työn tekemisen tieltä?

09 / Onko teillä tapa saada toisiinne nopea yhteys myös palavereiden välillä? Pystytäänkö tämä hoitamaan niin ettei toisten työ häiriinny pahasti?

10 / Onko teillä jokin tapa jolla pystytte työstämään asioita käytännössä palavereissa, puhumisen lisäksi? (Näitä ovat esimerkiksi reaaliaikaisesti yhteistyöstettävät dokumentit tai digitaaliset taulutyökalut kuten Miro.) Käytättekö sitä aktiivisesti?

Testin tulokset

Jokaisessa kohdassa on kaksi kysymystä, joista ensimmäisestä kyllä-vastauksesta saa yhden ja jälkimmäisestä kaksi pistettä. Laske pisteesi yhteen ja katso tuloksesti tästä:

15 pistettä tai yli: Superkunto! Teillä yhteistyö on hienossa kuosissa ja ihmisillä on tosi hyvät mielekkyyden ja flown kokemisen mahdollisuudet. Muistakaa taputtaa itseänne ja toisianne olkapäälle!

8-15 pistettä: Peruskuntokausi. Vauhti on hyvä ja tilanne suhteellisen ok, mutta parantamisen varaakin olisi. Pystyisittekö lisäämään läpinäkyvyyden tai työrauhan välineitä? Jo tiimitasolla pystyy tekemään paljon, kaikkeen ei tarvita johdon apua.

Alle 8 pistettä: Lääkitykseen on tarvetta. Luultavasti tunnette nahoissanne, että etätyö ei suju niin kuin pitäisi. Kukin repii hiuksiaan tahoillaan, ja nyt voisi olla hyvä hetki nostaa kissa yhdessä pöydälle. Asialle on tehtävissä paljon!

Ajankohtaista

Etätyön johtamisen ja fasilitoinnin valmennus

Räätälöity valmennus tiimille tai avainhenkilöryhmälle

2 pv, 6900 € + alv

Sisältöjä: Työn etenemisen ja päätöksenteon läpinäkyvyyden synnyttäminen, tasa-arvoiset ja yhteisölliset kokouskäytännöt, etäkokousvälineiden tehokas käyttö, yhteisen ajankäytön suunnittelu ja synkronointi, itseohjautuvuuden edistäminen.