Johtajat volition erityisosaajina
Volitio on hienompi nimi saavuttamisen taidolle. Ja se on taito, jota voi opetella.
Joulun lähestyessä monissa organisaatioissa tuskaillaan kiireen ja aikataulupaineiden kanssa. Alkuvuonna asetettujen tavoitteiden tulee olla viimeistään nyt valmiina ja syksyn innolla aloitetut kick-offit tuntuvat jo kaukaiselta muistolta. Moni tuskastelee, että mitäköhän niissä tapaamisissa silloin edes suunniteltiin ja sovittiin?
On hyvin tavallista ja inhimillistäkin, että moni kuukausia sitten sovittu asia on päässyt vuoden aikana muuttumaan, paljon sovitusta on unohtunut ja asioita on jäänyt kesken. Toisaalta sitten kaikki tietävät omasta organisaatioissaan tiettyjä ihmisiä tai tiimejä, jotka tuntuvat porskuttavat aikataulussa valmiiksi tehtävän kuin tehtävän. Mikä heidän aikaansaamisen salaisuutensa oikein on? Ja miksi niin moni johtaja tunnetaan siitä, miten paljon hän ja hänen tiiminsä saavat aikaan?
Ihmisten toimeenpanotaidoissa on eroja
Asioiden aikaansaaminen vaatii taitoa ja kykyä toimeenpanna asioita. Tästä toimeenpanokyvystä käytetään myös nimitystä volitio.
Tähän on hyvä pysähtyä hetkeksi.
Volitio on siis taito, ei luonteenpiirre tai muuttumaton ominaisuus. Ja koska se on taito, niin sitä voi silloin myös harjoitella ja siinä voi kehittyä.
Johtajat ovat taitavia volitiossa
Tutkimusten mukaan johtajat ovat volitiossa keskimääräisesti muita taitavampia. Heillä on usein volitioon luontaista taipumusta, he pääsevät tavoitteisiin ja saavat asioita aikaiseksi. Miten he tekevät sen?
Volition prosessi on hyvin yksinkertainen
Volitio onnistuu hyvin yksinkertaista prosessia noudattamalla. Siinä on vain kolme vaihetta: suunnittele, priorisoi ja keskity.
Volition asiantuntija ja coach Ria Parppei ohjeistaa kirjassaan noudattamaan volition prosessia hyvin johdonmukaisesti ja systemaattisesti. Hyvin yksinkertaistetusti kyse on siitä, että
Tavoitteet asetetaan ja suunnitellaan hyvin konkreettisiksi (suunnitteluvaihe),
Arjessa esiin nousevia uusia ideoita, kilpailevia tavoitteita ja kiireellisiä töitä priorisoidaan jatkuvasti niin, etteivät ne mene tavoitetta tukevien tehtävien edelle (priorisointi)
Huolehditaan mahdollisuudesta keskittyä niin, ettei tekemisen anneta keskeytyä ja tavoitteen harhailla (keskittyminen).
Prosessi ei kuulosta yllättävältä tai edes uudelta, mutta miksi sitten ihmisten on usein niin vaikeaa vastustaa houkutuksia ja alkaa tekemään ihan muita asioita, mihin suunnitelmissa oli tähdätty? Tai miksi asioita jää kesken?
Tähän löytyy vastaus siitä, miten volitiota varten tiettyjen edellytysten tarvitsee olla paikoillaan.
Mitä asioita pitää olla paikoillaan, jos haluaa parantaa organisaation volitiota?
Volition kehittäminen edellyttää, että seuraavat asiat ovat paikoillaan.
Tavoitteet on asetettu ihmisille niin, että ne ovat konkreettisia, mitattavia ja selkeitä ymmärtää.
Tavoitteisiin osallistuvilta ihmisiltä on varmistettu, että he kokevat tavoitteet itselleen merkityksellisiksi ja sitoutuvat siihen.
On tarkistettu, että ihmisillä on itseluottamusta siihen, että tavoitteisiin on mahdollista päästä sekä tunne siitä, että he voivat vaikuttaa niihin pääsemiseen itse.
Volition prosessia suunnittele-priorisoi-keskity noudatetaan johdonmukaisesti.
Ihmisille on tarjottu tavoitteen suorittamisen aikana mahdollisuus ja paikka käsitellä negatiivisia tunteita. Kun negatiiviset tunteet tulee käsiteltyä, saadaan tekemisen meininki käännettyä taas takaisin positiiviselle raiteelle ja hommat sujumaan.
Valmentavassa johtajuudessa puhutaan paljon siitä, miten johtajien tulisi mahdollistaa tiimien ja ihmisten onnistuminen. Miten tätä mahdollistamista voi tehdä, jotta edellytykset saadaan paikoilleen ja ovat olemassa tavoitteeseen saavuttamiseen saakka?
Johtajille muutamia kysymyksiä takataskuun
Koska moni johtaja on luontaisesti hyvin taitava volitiossa, voi käydä niin, ettei hän itse kiinnitä tähän taitoonsa juuri huomiota tai reflektoi sitä. Voikin käydä niin, ettei johtaja myöskään huomaa aktiivisesti tai tietoisesti johtaa volitiota eikä siksi mahdollista ja ylläpidä sen edellytyksiä organisaation ihmisille.
Millaisia mahdollistavia kysymyksiä johtajat sitten voisivat organisaatioissaan kysellä? - Alla hieman listaa, josta poimia.
Tavoitteesta
Mitä tärkeää ja merkityksellistä tavoitteessa on sinulle henkilökohtaisesti?
Miten sanoittaisit tavoitetta paremmin omaan suuhun sopivaksi?
Itseluottamuksesta
Tuntuuko, että tähän tavoitteeseen on mahdollista päästä?
Auttaisiko toimeen tarttumista se, jos pilkottaisiin tekemistä yhdessä pienempiin palasiin?
Tiedätkö, mistä saat apua, kun esteitä ilmaantuu?
Tiedätkö, ketkä auttavat sinua poistamaan tai ratkomaan esteitä?
Suunnittele-priorisoi-keskity
Onko tavoite niin selkeä, että on helppoa tunnistaa sellaiset eteentulevat tehtävät, jotka eivät edistä tavoitteen toteutumista ja jotka uskallat priorisoida myöhemmäksi tai jättää kokonaan tekemättä?
Ympäristöstä
Käydään 1to1-keskustelussa aina läpi myös negatiiviset asiat ja tunteet.
Keiden oman organisaatiomme ihmisten seurasta saat hyvää energiaa?
Kun volition edellytyksiä ja niiden mahdollistamista harjoittelee, taidot karttuvat vähitellen. Myös johtaminen on helpompaa, kun tunnistaa, mihin ihmiset saattavat tarvita apua.
Meillä Withmoressa volition tukeminen on tavalla tai toisella läsnä kaikissa valmennuksissamme. Autamme tiimejä asettamaan ja muotoilemaan tavoitteita, tekemään työtapasopimuksia, sekä rakentamaan ja priorisoimaan backlogeja, joilta löytyy ihmisen kokoisia tehtäviä poimittavaksi työn alle.
Iloa volition harjoitteluun!
Lähteet:
Ria Parppei: Mikä on volitio? https://riaparppei.com/mika-on-volitio/
Ria Parppei 2018: Tee, toimi, saa aikaan!
