Työkulttuurin kehittämisprojekti vastaa muutoksen haasteisiin

Viime vuosina Tietoteknikkakeskussa on eletty muutosten aikoja. Koronapandemia toi yliopistonkin arkeen etätyön, ja pandemian jälkeen on pääosin eletty hybridityöympäristössä, jossa henkilökunta on läsnätöissä 40 prosenttia työajasta. Alkusyksystä Tietotekniikkakeskus muutti lisäksi uusiin tiloihin, mikä kosketti yhteensä noin 150 tikeläistä.

“Asiantuntijat ja Help Desk -toiminta siirtyivät elokuussa 2022 vanhoista työtiloista, joissa oli ollut osalla asiantuntijoista myös omat huoneet, uuteen tulevaisuuden työtilakokonaisuuteen, jossa meillä onkin enää vain fleksityöpisteitä”, tietotekniikka-asiantuntijana Tietotekniikkakeskuksessa työskentelevä Tuomas Puikkonen kertoo.

Näihin muutoksiin ja niiden hallintaan lähdettiin etsimään vastauksia työkulttuurin kehittämisprojektista. Puikkonen oli aktiivina mukana kehittämisprojektissa, jossa muutoksia päätettiin ottaa haltuun yhteisohjautuvuudella ja Sosiokratia 3.0 -päätöksentekomallilla.

“Tämä on ollut etätyön lisääntymisen ohella hyvin konkreettinen muutos, niin työtilojen käytännöissä kuin ihan fyysisesti kampuksella.”

Lue lisää: Sote-alan digitalisoija Robu: Sosiokratia 3.0- suostumuspäätöksenteko toi selkeyttä itseohjautuvuuteen.

Tietotekniikkakeskus yhteisöllisyyden kärjessä

Tietotekniikkakeskuksessa on yhteisöllistä työskentelyä harjoiteltu pitkään ja ketteriä menetelmiä käytetty aiemminkin.

“Tietotekniikkakeskuksessa on panostettu paljonkin yhteisöllisyyteen. Meillä on esimerkiksi todella aktiivinen yhteisöllisyysryhmä, ja voitimme tänä vuonna yliopiston yhteisöllisyyspalkinnon. Olemme olleet kehityksen kärjessä ketterien menetelmien käytössä, ja myös tämä työkulttuuriprojekti ja Sosiokratia 3.0 -kokeilu kuvastaa hyvin sitä, että olemme early adoptereita organisaation ja työkulttuurin kehittämisessä”, Tietotekniikkakeskuksen kehittämispäällikkö Maikki Sykäri luonnehtii.

Sykäri oli Puikkosen ohella mukana etsimässä muutoksen hallinnan välineitä työkulttuurin kehittämisprojektissa. Hän on myös tutkijana perehtynyt aiheeseen, sillä hän on Aalto-yliopiston johtamisen laitoksella väitöskirjatutkijana aiheenaan työkulttuuri ja psykologisen turvallisuuden merkitys työyhteisössä.

“Osa ihmisistä on kokenut toki muutokset positiivisina, mutta ovat ne kohdanneet myös paljon vastustusta aivan Tietotekniikkakeskuksen johtoa myöten. Työkulttuurin kehittämisprojektin yksi selkeä tavoite oli osallistaa ihmiset päätöksiin, suunnitteluun ja uuden tulevaisuuden rakentamiseen, jolloin muutos tuntuu hallittavammalta”, Sykäri jatkaa.

Sosiokratia 3.0 -mallilla päätöksentekoon

Sosiokratia 3.0 -malliin ja sen käytänteisiin Tietotekniikkakeskuksella oli tutustuttu jo aiemmin, ja mallia lähdettiin kokeilemaan ensin omatoimisesti.

“Saimme valtuutuksen tälle projektille päättää hybridityön periaatteista ja Info-keskuksen käytännöistä. Periaatteessa saimme siis päättää kaikesta muusta, paitsi seiniä emme saaneet siirrellä emmekä käyttää rahaa uusiin”, Puikkonen kertoo.

“Etenimme näillä kahdella raiteella – hybridityön periaatteista sopimiseen osallistuivat kaikki tikeläiset, ja noin ⅔ osa tikeläisistä, joita muutto uusiin tiloihin koski, sopivat yhteisöllisesti uuden Info-keskuksen suunnittelusta ja työtilojen käytön tavoista”, hän jatkaa.

Ratkaisukonsultti Sami Nikander Tietotekniikkakeskukselta oli käynyt Sosiokratia 3.0 -koulutuksen, ja Tuomaksen kanssa he lähtivät viemään projektia eteenpäin.

“Melko nopeasti törmäsimme kuitenkin haasteisiin – miten esimerkiksi sanoittaa ilmiöitä, jotta niistä päästäisiin tehokkaasti päättämään. Myös työpajoihin meni paljon aikaa. Heräsimme siihen, että tarvitsemme sparrausapua”, hän jatkaa.

“Aito yhdessä päättäminen ei ole aivan helppoa, jos on totuttu siihen, että vastuu päätöksistä on jossain muualla, kuin itsellä. Tarvitaan selkeitä pelisääntöjä ja turvaa siihen, että yhdessä päätettäessä kaikki ymmärtävät päätettävän asian samalla tavalla. Luottamusta myös tarvitaan, sekä tapoja kuulla kaikkien mielipide ja tarve. Sosiokratia 3.0 antaa sellaisia rakenteita, joilla varmistetaan sekä päätettävän asian eteneminen että ihmisten huolien ja vastalauseiden käyttäminen ratkaisun parantamiseen”, Miika Kuha Withmorelta summaa.

Lue lisää: Itseohjautuvan organisaation johtaminen: Yhteisöohjautuvat rakenteet ja Sosiokratia 3.0

Withmore toi virtaa päätöksentekotyöpajoihin

Käytännössä päätöksiä tehtiin edustuksellisesti S3-työpajoissa. Jokaisesta ryhmästä valittiin edustajat kuhunkin päätökseen, ja edustajat saattoivat myös vaihtua työpajasta ja päätöksestä toiseen. Päätöksentekokyvystä huolehdittiin niin, että myös johtoryhmästä oli edustus mukana työpajoissa.

Withmore sparrasi ilmassa olevien kysymysten ja ilmiöiden muotoilussa sellaisiksi, että ne sopisivat suostumuspäätöksentekoon. Lisäksi Miika Kuha ja Karoliina Luoto vetivät päätöksentekotyöpajoja ja ohjeistivat ja neuvoivat muissa Sosiokratia 3.0:n liittyvissä asioissa.

“Meillä on pitkä ja välitön suhde yliopiston kanssa. Autamme erilaisissa asioissa pienellä kynnyksellä. Tässäkin tapauksessa autoimme ensin päätösten valmistelun kanssa sparrauspuheluin. Prosessin aikana huomasimme, että voisi olla hyödyllistä jos fasilitoisimme malliksi muutaman suostumuspäätöksentekotapaamisen. Rakensimme virtuaalityöskentelyyn ympäristön Miro-taululle. Tässä ympäristössä olivat esillä sekä päätökseen valmistellut driverit taustamateriaaleineen että rakenteen kuvaus, jolla päätökset kuljetetaan alusta loppuun. Sovimme myös Zoom-ympäristöön merkit suostumuksen, huolen ja vastalauseen esittämiseen. Myös kahvilla-symbolille sovittiin merkitys“, Karoliina Luoto kuvaa työskentelytapaa.

Tietoverkkoasiantuntija Seppo Syrjänen osallistui työkulttuurin kehittämisprojektiin omien sanojensa mukaan “suuren yleisön” roolissa.

“Minusta oli mielettömän hienoa, että vihdoinkin, näiden satojen vuosien jälkeen, yliopistolla voidaan kokeilla totutusta poikkeavia tapoja päättää asioista. Arvelen, että sen oivaltaminen, että olemme työpajoissa itse päättäneet niin monipaikkatyön kuin Info-keskuksenkin käytännöistä ja siitä, miten arjessa siellä elämme, ei ole vieläkään ihan todellista kaikille”, hän naurahtaa.

Psykologinen turvallisuus takaa, että huolet uskalletaan nostaa esiin

Info-keskukseen muuton suunnittelu alkoi jo keväällä 2022 kalustesuunnittelusta ja eteni kevään ja syksyn mittaan työtilan toimintamalleista sopimiseen. Uudet työtilat päätettiin esimerkiksi jakaa erilaisiin vyöhykkeisiin. Päätöstä seurasivat vielä päätökset siitä, minkälaisiin vyöhykkeisiin tilat jaettaisiin, ja mitä näillä vyöhykkeillä saa ja ei saa tehdä.

“Withmoren Karoliina Luodolla ja Miika Kuhalla on molemmilla hieman erilainen tyyli, mutta niitä yhdistää lempeä jämäkkyys, jolla pidetään psykologinen turvallisuus, mutta toisaalta johdetaan jämäkästi ajankäyttöä. Psykologinen turvallisuus näkyi etenkin siinä, että ihmiset uskalsivat tuoda huolensa päätösesityksistä rohkeasti esiin, ja ne myös saattoivat muuttaa lopullisia päätöksiä”, Maikki Sykäri kiittää.

“Havaintojeni mukaan ihmisille jäi hyvä fiilis päätöksentekotilanteista. Zoom-työpajat olivat aivan mahtavaa seurattavaa siitä, miten Withmoren fasilitoijat saivat pidettyä meidät kurissa ja huolehdittua keskustelun pysymisestä fokuksessa ja aiheessa”, Seppo Syrjänen kehuu.

“Tähän projektiin oli hienoa ja hauskaa osallistua, ja luulen, että nyt alamme olemaan tilanteessa jossa olemme samalla viivalla siitä, että meillä on uusi tulevaisuus ja todellisuus, johon me olemme ihan itse voineet vaikuttaa. Hienointa S3-mallissa on se, että ihmiset voivat kokea huolensa tulleen noteeratuksi, ja että päätöksenteko ei ole lopullista, vaan päätöksiä voidaan aina iteroida paremmiksi mikäli huomataan että ne eivät toimi”, Syrjänen pohtii.

Lue lisää: Tuloksellinen itseohjatuvuus - tyytyväisiä asiakkaita ja työntekijöitä

Yhteisohjautuvuus lisää työn vetovoimaa

Sopiminen tilojen käytön toimintamalleista ja hybridityön periaatteista yhteisohjautuvasti on ollut toimiva kokeilu. Muutoksen tuomiin huoliin on pystytty vastaamaan, ja jatkuva keskustelu siitä, miten hybridityössä ja uusissa Info-keskuksen tiloissa tulisi toimia, on laantunut yhteisesti sovittujen toimintamallien myötä. Jatkossa Tietotekniikkakeskuksella aiotaankin laajentaa suostumuspäätöksentekomallia myös muihin asioihin.

“Tarkoitus on jatkaa vielä, tämähän oli vasta kokeilu. Tavoitteena on laajentaa suostumuspäätöksentekomallia myös mahdollisuuksien mukaan niin sanottuihin oikeisiin töihin. Olemme myös viemässä yhteisohjautuvuuden ilosanomaa eteenpäin yliopistolla”, Maikki Sykäri kertoo.

Mahdollisuuden vaikuttaa omiin työskentelyolosuhteisiin uskotaan sitouttavan Tietotekniikkakeskuksen henkilökuntaa yhteisiin asioihin ja siten myös työhönsä ja työnantajaansa.

“Emme pysty vastaamaan alalla vallitsevaan hintakilpailuun tai palkkatarjouksiin, joten meidän mahdollisuutemme on tehdä Tietotekniikkakeskuksella työskentelystä mahdollisimman mielenkiintoista, älyllisestikin haastavaa, ja sopivalla tavalla mukavaa, hauskaa ja turvallista”, Seppo Syrjänen toteaa.

“Yksi projektin tavoite on ollut se, että ihmiset kokisivat työnsä mielekkääksi ja viihtyisivät meillä. Alallamme on merkittävä työvoimapula, ja omaan työhön vaikuttaminen on yksi asia, joka luo vetovoimaa ja sitouttaa ihmisiä”, Sykäri tiivistää.

Tutustu Withmoren ketteryys- ja organisaation valmennuspalveluihin