“Halusimme, että joku, joka tulee mukaan kädestä pitäen näyttämään, miten S3:n toimintamallit toimivat, kertoo Solitan Teemu Sevon”

Sosiokratia 3.0 tukemaan itseohjautuvuutta

Solita on teknologiaratkaisuihin, dataan ja muotoiluun keskittyvä yritys joka toimii Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Virossa, Belgiassa ja Saksassa. Noin 1800 henkeä työllistävä yritys palvelee asiakkaitaan muun muassa strategisessa konsultoinnissa, palvelumuotoilussa, ohjelmistokehityksessä, datan hyödyntämisessä ja uusien palveluiden luomisessa. Organisaatiossa uskotaan matalaan hierarkiaan ja työntekijöiden päätösvaltaan ja näiden kautta rakentuvaan työyhteisön hyvinvointiin sekä läpinäkyvään ja avoimeen kulttuuriin.

“Ennen kuin otimme S3-mallin käyttöön, olimme Dev-yksikössä jo ennestään melko itseorganisoituvia ja itseohjautuvia. Tästä huolimatta tukitoimintojen organisointiin liittyvissä asioissa monesti pulkka jäi niin sanotusti puolimäkeen, eli aloitimme paljon asioita, mutta saimme vähemmän niitä loppuun. Lähdimme kokeilemaan S3-viitekehystä, jotta saisimme yhteisohjautuvasti asioita eteenpäin tehokkaammin”, Solitan Dev-yksikön ohjelmistokehitystiimin johtaja Teemu Sevon kertoo.

Sevonin organisaatiossa ovat muun muassa Solitan Dev-yksikön koodarit ja hänen vastuullaan on myös kulttuurin rakentaminen ja osaamisen kehittäminen.

“Lisäksi tontilleni kuuluu myös toiminnan kehittäminen, ja siksi myös tässä S3:n käyttöönotossa olen ollut tiiviisti mukana”, hän valottaa rooliaan.

Sosiokratia parantamaan organisaation resilienssiä

Alun perin S3:n Solitalle toi Dev-yksikön vetäjä Rami Karjalainen, jolla oli aiempaa kokemusta mallin hyödyntämisestä edellisestä työpaikastaan. Sosiokratiaan lähdettiin pilottikokeiluna, jossa olivat mukana ne roolit, jotka vastasivat työssään niin sanottujen tukifunktioiden toiminnasta ja toteuttamisesta, eli kaikesta siitä, mikä ei ole varsinaisesti laskuttavaa työtä.

“S3:sta haimme tehokkaampaa organisoitumista, läpinäkyvyyden kasvattamista päätöksentekoon ja ylipäänsä toimintaan sekä ennen kaikkea organisaation resilienssiä – monet asiat olivat meillä hyvin henkilöityneitä, ja jos joku olisi päättänyt muuttaa vaikkapa loppuelämäkseen Karibialle, olisimme olleet pimennossa siitä, missä mennään ja mistä asioita pitäisi jatkaa”, Sevon kuvailee tilannetta ennen S3:n käyttöönottoa.

“S3-aloituksemme oli kuitenkin verrattaen hätäinen, tutustuimme malliin kahden päivän työpajassa ja sen jälkeen tarkoitus oli lähteä toteuttamaan mallia käytännössä. Aika nopeasti vastaan tuli kysymyksiä ja haasteita,” Sevon kertoo S3-startista.

Näistä haasteista pienin ei ollut se, että yksikössä ei Karjalaisen lisäksi juuri kellään ollut aiempaa kokemusta määrämuotoisesta yhteisohjautuvuudesta, Sosiokratiasta tai siihen liittyvistä käytännöistä. Palavereissa koitettiin tavata ohjekirjaa, ja välillä ihmeteltiin, miten kussakin päätöksentekotilanteessa tulisi toimia käytännössä ja miten S3-toimintamalleja tulisi käyttää.

“Lopulta kirjaviisaus ei ihan kauheasti auta, vaan tarvitaan käytännön ohjausta. Halusimme, että meillä olisi joku, joka tulisi mukaan ihan kädestä pitäen näyttämään, miten S3:n toimintamallit toimivat. Ymmärsimme, että kaipaamme tukea S3:n ymmärtämisessä ja toteuttamisessa”, Sevon kertoo.

Malliesimerkillä S3:ssa eteenpäin

Niinpä Sevon lähti etsimään kumppania, joka voisi valmentaa solitalaiset S3:n tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vihkiä heidät S3-viitekehykseen liittyviin toimintamalleihin. Sellaisiksi valikoituivat kilpailutuksen jälkeen Withmoren ketteryysvalmentajat Miika Kuha ja Karoliina Luoto.

“Solitalle paketoitiin S3-kokonaisuus, johon kuului Sosiokratian toimintamalleihin opastusta ihan käytännössä, eli olimme mukana heidän piiriensä eli sirkkeleiden kokoontumisissa ja näytimme malliesimerkkejä, miten esimerkiksi suostumuspäätöksenteko tai päätösehdotuksen muodostaminen tapahtuu. Tämän lisäksi meillä oli Sosiokratia-akatemia niille, joilla heräsi syvempi kiinnostus ylipäänsä mallia ja sen fasilitointia kohtaan. Näin saatiin varmistettua, että myös tulevaisuudessa piireissä on vahvaa S3-osaamista”, Karoliina Luoto kertoo.

“Kun olimme muutamia kertoa käyneet läpi käytännössä erilaisia toimintamalleja, siirsimme kapulaa pikkuhiljaa Solitan omille fasilitaattoreille”, hän jatkaa.

“Ilman Withmoren apua emme olisi päässeet varmastikaan eteenpäin, olimme tavallaan eräänlaisessa takalukossa S3:n kanssa. Kun saimme käytännön opastusta, oli helpompi alkaa kiinnostua myös Sosiokratian teoreettisesta puolesta. Apu oli monitasoista, ja se tuli nimenomaan käytännön esimerkkien kautta”, Sevon kertoo.

Sosiokratialla organisaation älykkyys esiin

Sosiokratia ja yhteisohjautuvuus on otettu organisaatiossa vastaan vaihtelevin tunnelmin – osan mielestä malli tuo selkeää parannusta, osan mielestä määrämuotoisuus on kamalinta ikinä, ja väliin jää vielä monenlaisia mielipiteitä. Vaikka kaikki eivät olekaan vielä S3-junassa mukana, mallin käyttö on Withmoren valmennuksen jälkeen laajentunut Dev-yksikössä.

“Tällä hetkellä mallia käytetään aika laajasti esimerkiksi rekrytoinnin ohjaamiseen, koko yksikön ohjaamiseen ja kulttuurin kehittämisen eteenpäin viemiseen. Myös vuosia tauolla olleita tapahtumia ryhdyimme järjestämään S3-mallilla”, Sevon kertoo.

“Parhaimpia esimerkkejä lienee se, että teimme tämän vuoden suunnittelun ja budjetoinnin S3-mallilla. Tämä tarkoitti sitä, että todella paljon laajempi porukka osallistui tekemiseen sen sijaan, että muutama johdon kaveri olisi keskenään nämä tehneet. Näin saatiin organisaation eri osissa uinuvaa älykkyyttä käyttöön ja hyödynnettyä”, hän jatkaa.

Niissä haasteissa, joihin S3-mallia haettiin ratkaisuksi, on myös Sevonin mukaan päästy selkeitä askelia eteenpäin.

“Resilienssi on jonkin verran lisääntynyt, on tullu lisää ihmisiä rooleihin ja tiedonkulku on nyt varmempaa. Myös läpinäkyvyys on ottanut ensimmäisiä askeliaan muun muassa sen kautta, että jokaisen sirkkelin tapaamisista muodostuvat juoksevat muistiinpanot eli rolling memot ovat kaikkien luettavissa. Kuukausipalaverit olivat ennen täysin johtoryhmän pyörittämiä, mutta nyt he ovat omalta osaltaan jättäneet sen sirkkeleiden haltuun, jotka koostavat kuukausipalaverin sisällön, eli siinäkin mielessä läpinäkyvyys on parantunut.”

Karoliina Luodolle ja Miika Kuhalle solitalaiset olivat kiitollisia valmennettavia.

“Parasta Solitan kanssa työskennellessä oli se, että he ottavat Sosiokratia-mallin tosissaan ja pyrkivät parantamaan organisaation toimintakykyä sen avulla. Valmentaminen on mielekkäämpää, kun käsillä on ihan oikeita haasteita ja yritystä ratkaista niitä. Tosissaan oltiin, mutta ei toki liian vakavana,” Luoto kertoo.

“Meillä oli Withmoren kanssa hyvä molemminpuolinen luottamus, mikä on tärkeää, jotta pystyimme ottamaan Miikan ja Karon kaikkiin palavereihin mukaan, ja meidän porukat pystyivät avoimesti jakamaan asioita ulkopuolisille konsulteille. Näin päästiin rehellisesti asioiden ytimiin”, Sevon luonnehtii Withmoren valmennusta.

Tutustu Withmoren tarjoamiin modernin organisaation muutoksen välineisiin

Lue lisää: Itseohjautuvan organisaation johtaminen: Yhteisöohjautuvat rakenteet ja Sosiokratia 3.0