Kokeilukiihdyttämö lähti liikkeelle jo vuonna 2019

Helsingin kaupungin Kokeilukiihdyttämö on olemassaolonsa aikana tuonut uusia ideoita ja avannut digitaalisen kehittämisen mahdollisuuksia jo runsaan 40 kokeilun verran. Kokeilukiihdyttämö on kaupungin työntekijöiden tukipalvelu. Sen kautta kuka tahansa työntekijä voi viedä kaupungin palveluita asiakaslähtöisemmiksi kehittävää, digitalisaatiota hyödyntävää ideaansa eteenpäin konkreettiseksi kokeiluksi. Kokeilijat saavat 10 000 euroa idean toteutukseen sekä yrityskumppanin, joka auttaa digitaalisen ratkaisun toteutuksessa.

“Alun perin Kokeilukiihdyttämö lähti liikkeelle vuonna 2019 osana kaupungin digitaalisaatio-ohjelmaa, jossa yhtenä kokonaisuutena on asiakaslähtöinen ketterän kehittämisen kulttuuri. Palvelumuotoilun hyödyntäminen ja asiakasnäkökulman huomioiminen ovat tärkeässä roolissa kaupungin palvelujen kehittämisessä ja uudistamisessa digitalisaation avulla”, hankepäällikkö Ville Meloni Helsingin kaupungin  data- ja analytiikkatiimistä kertoo. Meloni on ollut suunnittelemassa ja vetämässä Kokeilukiihdyttämön toimintaa, ja hänen yksi tärkeä tehtävänsä on kokeilukulttuurin edistäminen kaupungin toiminnassa.

“Withmorelle kaupungin kokeilukiihdyttämö oli mahtava tilaisuus päästä yhdessä kehittämään eteenpäin kokeilujen metodiikkaa - kokeilujen rajaamista, testattavien hypoteesien terävöittämistä entisestään sekä myös kokeilujen oppien skaalaamista”, valmentaja Päivi Thuneberg kertoo. “Meille tämä oli myös luonteva jatko yhteistyölle kaupungin kanssa, kun olemme olleet vuodesta 2015 mukana luomassa ja kehittämässä kaupungin ketterän kehittämisen viitekehystä.”

Mukana 22 kaupungin palveluja asiakalähtöisemmiksi parantavaa aloitetta

Vuoden 2022 aikana läpi vietyyn kokeilukampanjaan osallistui alunperin 22 työryhmää ideoineen. Yhdeksän näistä eteni konkreettisiksi kokeiluiksi ja yrityskumppanin kanssa toteutettaviksi prototyypeiksi. Withmoren ketterän kokeilukulttuurin asiantuntijat Päivi Thuneberg, Miika Kuha ja Karoliina Luoto haastattelivat kaikki mukaan hakeneet työryhmät ja auttoivat hakuvaiheen työpajassa muotoilemaan ryhmien aloitteet selkeäksi, toteutettavaksi ideaksi ja konseptiksi.

“Oli todella innostavaa päästä sparraamaan kaupungin eri toimialoilta tulevia työn asiantuntijoita siinä, mitä ja miten kannattaisi lähteä kokeilemaan”, Päivi Thuneberg kertoo. “Monet kokeiluissa ratkottavista haasteista olivat todella merkittäviä joko ihan kaupunkilaisten asiakaskokemuksen tai sitten kaupungin työn tehostamisen kannalta. Oli yhteinen tunne, että tässä ollaan etsimässä erittäin oleellisia ratkaisuja.“

“Oli tosi mielenkiintoista alun työpajoissa kuulla muiden potentiaalisista kokeiluista, ja ne toisaalta auttoivat myös sanoittamaan omaa ideaamme sellaiselle kielelle, että kaikki ymmärtävät, mitä sillä haetaan. Alun tuki oli tosi hyvää, ja myös matkan varrella sai Withmorelta sparrailuapua, mikä oli todella tärkeää”, lääkäri Mimi Rantanen Vuosaaren terveysasemalta kertoo.

“Meidän tiimillä oli jo ennen alkua aika selkeä visio, miten haluaisimme ratkaisumme rakentaa, ja olimme ehkä jopa jumiutuneet ja alitajuisesti päättäneet, miten sen teemme. Työpajat auttoivat rajaamisessa, ja niissä tuli hyviä ideoita ja erilaisia näkemyksiä myös tiimin ulkopuolelta muilta kokeilijoilta”, liikuntapaikkavarausten yhteyskoordinaattori Aleksi Fonselius kertoo.

Kolmessa kuukaudessa ideasta prototyypiksi

Käytännössä Kokeilukiihdyttämön kokeilurupeama on työryhmälle noin kolmen kuukauden ponnistus, jossa ideasta kehitetään toimiva Proof of Concept -malli yhteistyössä yrityskumppanin kanssa.

Vuoden 2022 Kokeilukiihdyttämön kampanja poikkesi aiemmasta, sillä nyt ideoita lähdettiin hakemaan laveammin ehdoin. Kampanjan teema oli asiakaskokemuksen kehittäminen ja työn sujuvoittaminen, eikä kokeiluita rajattu hyödyntämään esimerkiksi jotain tiettyä teknologiaa, kuten tekoälyä tai ohjelmistorobotiikkaa.

“Tänä vuonna kampanja tehtiin eri sapluunalla kuin ennen. Nyt saimme monipuolisempia kokeiluehdotuksia, ja monet niistä liittyivät niin sanotusti reaalimaailman toimintaan, eli pyrittiin parantamaan hyvin käytännöllisiä asioita”, projektipäällikkö Saska Lohi kaupunkiympäristön toimialalta kertoo. Hän on ollut mukana järjestämässä Kokeilukiihdyttämön kampanjoita, ja on itsekin osallistunut rupeamiin omilla ideoillaan. 

Yhdeksän kokeiluvaiheeseen edenneen idean joukossa oli muun muassa Mimi Rantasen tiimin idea paljon palveluita tarvitsevien potilaiden tunnistamiseksi ja palvelupolun kehittämiseksi, Lohen työryhmän idea chatbotin hyödyntämisestä paikkatietoanalyysien tekemisessä sekä Fonseliuksen tiimin idea tilojen avainten- ja sopimusten hallinnan sujuvoittamiseen. Lisäksi kokeilukampanjassa kehitettiin esimerkiksi kouluruuan parantamiseen ja esihenkilöiden perehdytyspolun sujuvoittamiseen liittyviä ratkaisuja.

“Bongasin tämän mahdollisuuden ja totesin, että olisi arvokasta tarttua tilaisuuteen. Meillä oli jo aiempaa kokemusta Vuosaaren terveysasemalla THL:n kanssa tehdystä vuoden kestävästä kokeilusta. Siitä on suuri hyöty, että jostain tulee pikkuisen työkaluja käyttöön, ja erityisesti aikataulupainetta, niin että kaikkien täytyy sitoutua kokeilun toteuttamiseen. Saimme esihenkilöstön tuen tälle kokeilulle, ja saimme myös kokeiluun Suuntima-työkalun, mikä ei olisi muuten tullut meille”, lääkäri Mimi Rantanen kertoo.

Ketterästi kokeilemalla vältetään isoimmat virheet

Kaupungille kokeilukulttuurin edistämisestä on selkeä hyöty, sillä sen avulla organisaatiosta saadaan esille siellä kuplivat ideat ja näin mahdollistetaan palveluiden kehittäminen asiakaslähtöisemmiksi. Kokeiluilla voidaan myös todentaa ketterästi ja pienessä mittakaavassa, toimivatko alunperin ajatellut ratkaisut käytännössä.

“Kaupunki voi olla aika jähmeä toimija, ja helposti ylisuunnittelemme asioita sen sijaan että kokeilisimme käytännössä uusia ratkaisuja ja oppisimme niistä. Siksi kokeilukulttuuria on kaupungilla haluttu edistää. Toki kaupungilla on ollut innovaatio- ja kokeilutoimintaa jo pitkään, Helsingillähän on oma innovaatioyhtiökin, Forum Virium Helsinki. On ilahduttavaa, että kokeilukulttuuria on tänä päivänä enemmän ihan siellä kaupungin rakenteissakin, osataan kehittää ketterämmin ja asiakaslähtöisemmin”, Ville Meloni pohtii.

Kokeilussa pystytään myös tunnistamaan ajateltuun ratkaisuun liittyvät haasteet ja sudenkuopat ja keräämään näin oppia, kun sitä lähdetään kehittämään laajempaan käyttöön. 

“Kokeilujen opit ohjaavat toteuttamista oikeaan suuntaan, ja niiden avulla varmistetaan, että ratkotaan oikeaa asiaa oikealla ratkaisulla. Kokeilussa valtava arvo on siinä, että löytyy oikea suunta, ja vältetään mahdollisesti isot virheinvestoinnit ja turhaa työtä, kun ei lähdetä ratkomaan väärää ongelmaa”, Ville Meloni jatkaa.

Kokeilemalla oppii ja oivaltaa

Sen lisäksi, että vuoden 2022 Kokeilukiihdyttämön kampanjassa saatiin toimivia ratkaisuja  palvelujen asiakaslähtöisempään kehittämiseen, opittiin niissä ketterän kokeilun hengessä monia asioita niin itse kehitysprosessista kuin ongelman ratkaisuista ja teknologian hyödyntämisestäkin.  

“Haasteena koko projektin ajan tuntui olevan rajaamisen vaikeus, ja toisaalta se, että projektin pitää edistyä melko lyhyessä ajassa. Lisäksi samaan aikaan pitää tunnistaa, että olemme saaneet tuloksia, osin yllättäviäkin, ja oppeja siitä, mitä ehkä olisi tehnyt toisin. Tärkein oivallus tästä hankkeesta oli se, että kun tehdään työkalujen jalkautuksen pilotointi kunnolla, lopputuloksesta tulee hyvä”, Mimi Rantanen kertoo.

Joskus kokeilun anti voi olla myös se, että alkuperäinen, suunniteltu ratkaisu ei toimikaan niin kuin oli ajateltu, tai rinnalle löydetään toinen, kustannustehokkaampi malli.

“Kumppaniyrityksen kanssa työskentelystä opin selkeiden ongelmien ratkaisusta, ja miten he haastetta lähestyivät, mitä keinoja ratkaisuun voidaan käyttään. Suurin oppi prosessista oli, että oikealla osaamisella on mahdollista aika nopeasti saada konkreettinen prototyyppi aikaan kun lähdetään tekemään”, Aleksi Fonselius luonnehtii prosessia.

“Meidän osalta kokeilu poiki myös toisen ratkaisumallin avainten hallinnan ongelmaan, ja tällä hetkellä pohditaan, pystyisikö koko avainten hallinnan ulkoistamaan. Olemme selvittäneet, että tällä hetkellä voimassa olevalla puitesopimuksilla se olisi mahdollista reilusti edullisemmin. Saisimme tällä tavalla tämän ongelman ratkaistua ja vietyä avainten hallintaa paljon järkevämpään suuntaan”, Fonselius jatkaa.

“Meidän kokeilussa huomasimme, että puitesopimuksen kautta käytössä oleva chatbot on meidän tarpeisiimme nähden melko rajoittunut. Onnistuminen voi olla siis sekin, että havaitsimme, ettei chatbot sopinutkaan tähän käyttötarkoitukseen”, Saska Lohi pohtii.

Ulkopuolinen valmennusapu piti hankkeet kasassa ja aikataulussa

Alun työpajojen lisäksi kokeilijoilla oli Withmoren toimesta tarjolla henkilökohtaista sparrailuapua tarpeen mukaan. Lisäksi Withmore veti välikatselmointien työpajat.

“Kun tuntui, että tarvitsen apua kirkastamiseen ja kokeilun rajaamisen, palaveerasimme Withmoren Päivin kanssa pariin otteeseen. Siitä oli paljon apua, ja extrahyöty oli se, että Päivillä on hieman samaa taustaa ja enemmän sitä kautta ymmärrystä, mistä asioista meidän tiimimme kokeilussa puhutaan. Se oli tosi hyödyllistä. Ja täytyy sanoa, että siitä on aina hyötyä, kun joku laittaa viestiä, että muistakaapas tehdä nämä jutut”, Mimi Rantanen kehuu. 

“Koin, että katselmoinnit ja oman tiimin ulkopuolelta tulevat ajatukset ja kysymykset sekä käydyt keskustelut hyödyttivät meitä paljon”, Fonselius täydentää. “Saimme myös muilta kokeilijoilta paljon tukea.”

“Koin hyödyllisenä varsinkin järjestäjän näkökulmasta, että tuli uutta porukkaa mukaan, jotka eivät olleet aiemmin olleet tässä kampanjassa mukana, he toivat tuoreita ajatuksia ja osasivat kyseenalaistaa asioita, joita me olimme aiemmin tehneet. Saimme uutta näkemystä ja virtaa, kyllä se oli vähän sellainen piristysruiske. Varsinkin kun vedimme nyt uudella sapluunalla tämän kampanjan, niin oli hyvä että oli enemmän ihmisiä ja saatiin kokeilut kunnialla maaliin. Alkuvaiheen tuki ja työpajat eivät olisi ilman WIthmoren apua onnistuneet”, Saska Lohi tiivistää. 

Lue lisää: Vuoden 2022 Kokeilukiihdyttämön jälkeen koostettu Kokeilijan ABC-opas on vapaasti ladattavissa ja hyödynnettävissä omien kokeilujen tueksi