“Kehittämiskäsikirjamme pohjana on portfoliomainen ajatus siitä, että kaikki kehittäminen lähtee asiakkaasta. Kehityskäsikirjamme auttaa kohdentamaan asiakas- ja palvelutiedon kehittämistoimintaan mahdollisimman sujuvasti”, Helsingin kaupungin johtava ICT-asiantuntija Ilkka Kautto kuvaa.

“Valitsemamme konsultit valikoituivat kilpailutuksessa asiantuntijoiksi heidän erinomaisen lean- ja ketteryysosaamisensa johdosta”, johtava ICT-asiantuntija kehuu. Withmoren perustajat olivat tuolloisen tiimin keskeisimmät asiantuntijat.

Organisaation oma toimintakulttuuri tärkeää huomioida

Helsingin kaupungille syntynyt menetelmäkäsikirja Kehmet on vapaasti saatavilla verkkopalvelussa paitsi kaupungin asiantuntijoiden, myös muiden käyttöön. Sitä kehitetään jatkuvasti ja sinne lisätään tietoa kehittämisen tavoista sekä aiheeseen liittyvistä koulutuksista. Verkkopalvelusta on myös linkkejä muihin kehittämistyön lähteisiin.

“Kehittämismallia leimaa se, ettei se pyri keksimään pyörää uudelleen. Pyöriä kyllä jo riittää, mutta niiden kasaaminen yhteen joka kerta erikseen, kun pitää kehittää jotain, ei ole sujuvaa eikä mielekästä. Siksi kehityskäsikirjamme käytännössä koostaa yleisistä viitekehyksistä ja ohjeista sen oleellisen yhteen kompaktiin pakettiin”, Ilkka Kautto toteaa.

”Kaikki kirjoitettiin huomioiden kaupungille ominaiset toimintakulttuurit ja päätöksentekotavat. Kehityskäsikirjassa dokumentoitiin yhteiset käytännöt ja terminologiavalinnat, ja syvällisempää tietoa tarvitsevalle viitattiin jo olemassa oleviin lähteisiin kehityskäsikirjan ulkopuolella. Keskityimme sujuvaan oleellisen hahmottamiseen ja löytämiseen niin sisäisesti kuin kumppanien kanssa yhdessä. Oman toimintakulttuurin huomioiminen oli erittäin tärkeää, sillä yleiset viitekehykset jäävät liian irtaimiksi organisaation arkitodellisuudesta”, Kautto jatkaa.

Kehityskäsikirjan rakentaminen lähti alunperin tarpeesta jakaa ja löytää vaivattomasti ja nopeasti tietoa siitä, miten kehityshanketta lähdetään tekemään, sekä halusta yhtenäistää kaupungilla käytössä olevia kehityksen tapoja.

“Kaupungilla on ollut pitkään erilaisia kehittämisen viite- ja johtamismalleja, mutta haasteena oli, että ne eivät olleet kovin helposti lähestyttäviä eivätkä toimineet sujuvasti keskenään. Niinpä ensimmäisenä tavoitteena oli se, että kun lähdetään kehittämään kaupungin palvelua, ohjeistus olisi saatavilla nopeasti ja selkokielisesti yhdestä paikasta. Näin päästäisiin heti tekemään itse hanketta”, johtava ICT-asiantuntija Ilkka Kautto kertoo.

Verkkopalvelu ja ohjeistukset on ennen kaikkea suunnattu kaupungin kehittämistyötä tekeville tahoille sekä yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kaupungin hankkeisiin. Käytännössä siis kaupungin digitaalisia palveluja ja tietojärjestelmiä kehittävät ja tietojärjestelmien kehittämistä hankkivat ihmiset olivat mallin ensimmäisen aallon fokuksessa. Sittemmin toteutettu lean-lisäys laajentaa Kehmetin käyttöä varsinaisten kaupunkilaispalvelujen kehittämisen suuntaan.

“Käsikirja on saavuttanut varsin hyvin tähänastiset tavoitteensa. Sen avoimuus ja läpinäkyvyys on jo johtanut siihen, että se tunnetaan ja sitä käytetään”, Kautto summaa.

Fokuksessa asiakas, menetelmänä ketterä

“Menetelmäkäsikirjamme sisältää kerroksellisen ajatuksen, jossa ensin ovat asiakkaat, ja sitten palvelu, jolle tehdään elinkaarivaiheen mukaista kehitystyötä”, johtava ICT-asiantuntija Kautto kertoo. “Käsikirja johdattaa käyttäjänsä ketterän kokeilun ja toteutuksen mallin lävitse, tai sitten vastaavasti perinteisen toteuttamisen tai lean-kehittämisen prosessin lävitse.”

“Työkirjan mallien taustalla on yli 50 parasta käytäntöä, kansallista ohjetta, kansallista lakia sekä EU-säädäntöä. Taustalla on tietysti myös Scrum, DevOps ja SAFe, joihin viitataan sopivassa määrin. Portfoliokerrokset perustuvat markkinointi- ja muotoiluteorioihin asiakaslähtöisyydestä, palvelujohtamisen malleihin, sekä innovaatio- ja stretegiajohtamisen elinkaarimalleihin”, Ilkka Kautto listaa.

Lean-kehittäminen tukee kaupungin strategiaa

Kaupungin menetelmäkäsikirjaan myöhemmin toteutettu lean-lisäys laajentaa kehittämisen ohjeistusta digitaalisista ratkaisuista yhä enemmän palvelujen kehittämisen suuntaan. Tällä tuetaan kyseisen kaupungin strategian kunnianhimoisia tavoitteita kaupungin toimivuudesta. Lean-lisäys esittelee lean-filosofiaa sovellettuna julkisiin palveluihin.

“Lean-kehitystä voidaan tehdä ilman erillistä hanketta – työn osana. Tämä sopii kasvavaan itseohjautumisen trendiin mainiosti, ja syntyneestä kehittämiskäsikirjasta löytyy vastauksia ihan oman työn kehittämisen kysymyksiin, samoin kuin tiimin ja organisaationkin”, Miika Kuha kuvailee.