Systematiikkaa vaikeiden asioiden ratkontaan

“Meillä on jatkuvasti paljon asioita menossa, siksi olemme työstäneet ihan kehitysportfolion hanskaamista, ja VP Operational excellence Tiina-Liisa Forsell on saanut tiimeineen ansiokkaasti siihen järjestystä. Seuraava, luonnollinen askel on ollut se, että haetaan systematiikkaa siihen, miten asioita lähdetään ratkomaan. Tarvitsimme yhden yhteisen, valitun tavan ongelmien määrittelemisessä ja ratkaisujen eteenpäin viemiseen”, toimitusjohtaja Antti Vasara avaa, miten VTT:n johtoryhmässä havahduttiin ketterän toimintamallin tarpeeseen. 

Verkostojaan pitkin Vasara oli kuullut, että muualla Toyota Kata -metodiikasta oli saatu hyviä tuloksia kokeilukulttuurin juurruttamisessa johtoryhmän ja koko organisaation työskentelyyn. Tiina-Liisa Forsell, joka VTT:llä vastaa ketteristä menetelmistä ja työtapojen kehittämisestä, lähti etsimään sopivaa tahoa, joka voisi valmentaa johtoryhmän Kata-työskentelyyn. 

“Operational Excellence -tiimini on ollut Withmoren kanssa tehdyssä projektissa organisoijana ja vetävässä roolissa, mutta ajatus lähti liikkeelle vahvasti johdon tahtotilasta, mistä olemme tietysti hyvin iloisia. Meillä käytetään paljon erilaisia kehittämisen työkaluja, mutta harva viitekehys koskee nimenomaan johdon työskentelyä ja johtamisen systematiikkaa samalla tavalla kuin Kata”, Tiina-Liisa Forsell kuvailee projektin lähtötilannetta.

Toyota Katasta: Lean-kulttuurin kasvattaminen – ohjeet Toyota Kataan

Katan ja OKR:n vuoropuhelua

Perimmältään johtoryhmän herätti monen kirjaviin ongelmanratkaisutapoihin OKR-malli, jonka avulla lähdettiin viemään strategisia tavoitteita käytäntöön. Vaikka tavoitteet olivat selvät, ne eivät kuitenkaan tahtoneet jalkautua systemaattisesti, ja lisäksi pulmaa tuottivat erilaiset tavat tunnistaa ja määritellä ongelmia ja lähestyä esteitä sekä purkaa niitä.

“Kun lähdimme liikkeelle, aloitimme ottamalla nämä kaksi viitekehystä vierekkäin ja katsoimme, miten ne osuvat toisiinsa. Ja kyllä niillä selkeä roolituksensa on, OKR puhuu siitä, mihin olemme menossa, ja Kata on siitä seuraava askel, miten me sinne jonnekin olemme menossa, minkälaisia kokeiluja se vaatii”, Forsell hahmottelee kahden mallin vuoropuhelua. 

“Ensin ehkä vähän kuvittelimme, että mallit ovat sovitettavissa suurin piirtein yksi yhteen, että vaikkapa tietyt OKR-termit vastaavat Katan termistöä. Mutta kun pääsimme pidemmälle, ymmärsimme, että se ei ihan niin yksinkertaista olekaan, vaan siellä tulee vastaan mittakaavaan ja aikajänteeseen liittyviä kysymyksiä. Hengeltään ja periaatteiltaan ne ovat kovin samankaltaisia, tavoitteena on oppiminen ja sen tunnistaminen, mitä ei vielä ei tiedetä. Käytännössä kuitenkin nämä kaksi pitää sovitella tapaus kerrallaan. Kata sopii hyvin erityisesti hyvin isojen ja ehkä vähän hahmottomien ongelmien ratkaisuun”, Forsell lisää.

Withmoren Kata-kuurilla tien alkuun

Withmore valikoitui konsultoimaan VTT:lle Katan toimintamallit jo senkin takia, että Suomessa ei ole kovin montaa toimijaa, joka pystyisi VTT:n kaltaiseen organisaatioon viitekehyksen istuttamaan.

“Withmore on tehnyt isoja Kata-muutoksia vastaaville organisaatioille aiemmin, ja tietysti se, että he ovat lähellä ja hyvin joustavia, sinetöi valintamme”, Forsell toteaa.

Käytännössä VTT:n johto valmennettiin noin vuoden kestävässä projektissa Kata-menetelmän käyttöön, ja sen lisäksi johtoryhmä teki käytännön kokeiluja Withmoren konsulttien Miika Kuhan ja Karoliinan Luodon ohjauksessa. Koulutusta ja valmennusta tehtiin niin Teamsin välityksellä kuin läsnätyöpajoissa. 

“Johdon läsnätyöpajoissa oli mielenkiintoista seurata sitä kehityskulkua alun ehkä vähän uteliaasta hämmennyksestä siihen, kun puolen vuoden päästä kaikilla oli jo vähän omaakin kokemusta Katan käytöstä. Siinä huomasi myös sen, että metodin omaksuminen ja oman ajattelun muodostuminen vaatii aikaa ja monta Kata-sykliä”, Forsell kuvaa. 

Vasaran mukaan valmennus on ollut myös osa muutoksen hallintaa. Sen sijaan, että kaiken tekemisen päälle tiputettaisiin valmis sapluuna, valmennuksessa tapahtuva vuorovaikutus lisää ymmärrystä ja mahdollisesti sitouttaa jatkossa toimintamallin hyödyntämiseen. 

“Rehellisyyden nimissä asiat eivät mene niin, että kaikki olisivat odottaneet riemusaatossa Katan saapumista. Osa varmasti tulee käyttämään menetelmää ja osa taas ei, mutta ymmärryksen lisäämisessä keskustelun mahdollistaminen läsnätyöpajoissa on ollut hurjan tärkeä asia”, Vasaraa tiivistää Kata-koulutuksen arvon. 

“Valmennuksen laadulla on tämän tyyppisessä tekemisessä suuri merkitys, meitäkin oli varmasti moneen lähtöön valmennettavaksi, ja Withmoren valmennuksesta on tullut vain kiitosta osallistujilta. Karoliina Luoto ja Miika Kuha ovat selkeästi elementissään tässä työssä, ja heillä on työn vaatimat, hyvät ihmissuhdetaidot”, hän jatkaa. 

“Kyllä, heillä on selkeästi taito kuunnella varsinkin, jos jokin asia on jäänyt auki tai kaihertamaan – he eivät lähde väkisin puskemaan suunnitelman seuraavaan steppiin, vaan palaavat ja nostavat avoimet kysymykset ja epäselvyydet. Ylipäänsä Withmoren porukasta välittyi, että he nimenomaan haluavat ratkaista asiakkaan ongelman, eivätkä ole tyrkyttämässä omaa palveluaan. He kertovat suoraan, mikäli he eivät pysty jossain asiassa auttamaan, ja toisaalta heillä oli selkeä tavoite kasvattaa meidän omaa Kata-osaamistamme”, Forsell lisää.

Kata tuli jäädäkseen

Kata-valmennuksen merkittävin tulos tässä vaiheessa on Vasaran mukaan se, että mallin hyödyntämistä halutaan jatkaa. 

“Samaan tapaan kuin OKR:ssä on nähty, että se on malli, jota halutaan soveltaa, myös Kata tulee jäädäkseen tämän valmennusprojektin myötä. Mielestäni tässä ensimmäisessä vaiheessa ei paljon oikeastaan muuta olisi tulokseksi voinut toivoakaan. Kirjoista ja Youtube-videoista voi saada jonkinlaisen ymmärryksen mallista, mutta kunnollisen käsityksen saa vain kokeilemalla ja tekemällä”, Vasara toteaa. 

“Myös me taustajoukkoina olemme tiimissämme saaneet kylvetyksen Kataan, ja sen huomaa arjessa esimerkiksi siten, että niin sanottu jumping into conclusions -tyyppinen ajattelu on vähentynyt”, Forsell lisää. 

Alunperin VTT:llä ajateltiin valuttaa Kata organisaation eri tasoille valmentamalla aina seuraava esimieskerros mukaan, mutta valmennuksen edetessä ajatuksesta luovuttiin. 

“Enemmänkin tästä eteenpäin haluaisimme nähdä tekemällä oppimista. Kun meillä tulee joku uusi, isompi Kata, voimme siinä yhteydessä introta metodiikka ja ottaa uusia ihmisiä tähän mukaan, sen sijaan että ajaisimme kautta linjan kaikki esimiehet Kata-mankelin läpi”, Tiina-Liisa Forsell kertoo. 

“Mielenkiintoista on nähdä väenkin vaihtuessa ja kun rekrytoimme lisää työntekijöitä, miten koulutamme ja valmennamme uusia ihmisiä mukaan. Jo nyt mukana on sellaisia, jotka eivät olleet ensimmäisissä valmennuksen kierroksissa mukana. Tämä on jatkuvaa oppimista, ja sekin on iso päätös, että valitsee yhden tietyn mallin tehdä, ja pysyy siinä, eikä tuo joka vuosi kokeiluun jotain uutta”, Vasara pohtii.  

“Ajattelimme, että samalla kun otamme käyttöön OKR-metodologian, valitsemme Katan nimenomaan ongelman ratkaisun välineeksi. Nyt sitten olemme lähteneet polulle, ja kyllä sen nyt jo näkee, että edessä on pitkä tie, tämä ei ole vain joku pikkuprojekti, jossa otamme nopean koulutuksen jälkeen jonkin pienen työkalun käyttöön. Kyseessä on omanlaisensa tapa toimia, ja sen pitää juurtua ja sitä pitää pystyä levittämään muuhun organisaation”, hän jatkaa. 

Lue lisää VTT:n johtoryhmästä: Johtoryhmä | VTT (vttresearch.com)

Tutustu Withmoren tarjoamiin modernin organisaation muutoksen välineisiin