Collab#2 - Self-Organizing Business
Spring 2022

Collab #2 was a series of collaborational workshops and experiments for organization developers focusing on effective self-organizing in business envrinoments. It was organized by Withmore, continous improver of modern businesses, and majorly contributed by Roche Finland, part of leading international pharma group. During the experiment laboratory, we used a series of frameworks and tools. You can find a summary of them below and more in-depth description in the slideshow attached.

Mutual goal and prioritization

Mutual goal and prioritization are the main tools for making self-organizing effective, since it makes sure effort is targeted to a shared direction. Tools mentioned for goal crystallizing in Roche Finland cases (presented by Marita Saanila-Sotamaa, Sofia Suvila): north stars, solution-centric organizing and focusing on personal learning journeys.

The main frameworks of Sociocracy 3.0 for keeping the self-organizing environment goal-oriented (persented by Miika Kuha, Karoliina Luoto, Päivi Thuneberg) are:

• Navigate via tension: What is the thing that brings most tension to our organization now? That is probably what we should focus on.

• Describe organizational drivers: Before jumping to solutions, describe what this tension is about, what the phenomenon causes and what should be done in reaction.

• Co-create proposals for answering the challenge described: What is something good enough for now and safe enough to try that we could try out for an agreed time?

Results, fears and transparency

Change brings in fear, and transparency can be either a cause or a remedy for the fears. Roche Finland brought up three main tools for coping with fears and transparency: using transparency in general to provide visibility of the new organizing model and goals, using radical transparency and open dialogue in tough situations especially and using coaches and lean coffees for mutual learning.

The main approaches of Sociocracy 3.0 to fears and transparency are:

• Artful participation. Constant balancing between everyone’s own needs and the collaboration at hand provides also opportunities to react to natural fear. How are we feeling in this collaboration and where does that come from?

• Recording agreements brings needed transparency. When the rules for co-work and decision-making are changing, it is vital to be able to track them when in doubt.

• Pull-system for organizational change. Changing is hard work, so why change something that is not absolutely necessary to be changed right now. So let tension guide you to the needed changes.

Empowerment and accountability

Without empowerment self-organizing does not really happen, and accountability is key to things staying reliable despite the change. It’s like yin and yang of self-organizing - both are needed for the system to work.

Roche Finland told they had brought in the concept of opportunity market - a forum for people to register for new challenges, plus a host to make it run smoothly. For creating accountability, they had used backcasting from the north starts that serve as work package visions.

Sociocracy 3.0 provides these main tools for empowernment and accountability:

• Domain descriptions clarify the fields of work in self-organizing organization: what is the main driver that this domain is solving and how can we know if we are there?

• Role nomination turns signing up for a role upside down. Use the wisdom of many and hear first about the criteria for successful filling of the role and best candidates for the role, and only after that ask for who’s up for it. The candidates might surprise themselves in the process!

• Consent decision making is maybe the most important concept of Socioracy 3.0. In important decisions, we will hear out the objections to proposals and use them to make the proposal better so that everyone feels it is good enough for now and safe enough to try.
  
  

Lightning talks

Our great lightning talks on the way were:

• Objectives in self-organizing / Petri Aukia, Kamoon Digital

• Experiences of experiments / Eija Moisala, Elisa

• Thoughts on self-organizing and peer coaching / Sami Markkanen, OP

Huge thanks to everyone throwing themselves into collaboration and experiments on self-organizing! Mega thanks also to all the speakers!

Collab#1 - Yhteisöt transformaation voimana
Kevät 2021

Collab #1:n järjestivät yhteistyössä Withmore, modernin liiketoiminnan jatkuva parantaja, sekä Ghost, yhteisöjen rakentamisen asiantuntija. Käytimme työpajojen aikana useita työkaluja ja menetelmiä. Löydät tältä sivulta näistä kokoelman sekä kalvoina, että lyhyinä videoesittelyinä.

Yhteisön tavoite - Moonshot

Mikä on tavoiteltava unelma. Mitkä voimat vastustavat unelman toteutumista. Mikä on se Status Quo, joka halutaan jättää taakse. Mitä seuraa, jos unelmaa ei saavuteta. Tavoitteena löytää se suuri unelma, jolla on oikeasti merkitystä ja se tapa, jolla unelma tehdään yhdessä todeksi.

Yhteisön omistajuus - kuka päättää

Erilaisilla yhteisöillä on erilaisia ominaisuuksia ja ominaispiirteitä. Miten valitaan se yhteisö, joka sopii tarpeeseen? Miten varmistetaan, että yhteisön osallistujat kokevat osallisuutta ja ovat valmiita toimimaan yhteisön hyväksi?

Suurissa organisaatioissa voi olla tarpeen eriyttää yhteisöjäkin kontekstin mukaan.

Millainen transformaatio on kyseessä, missä kontekstissa se tapahtuu ja missä vaiheessa etenee

Ymmärrä oganisaatiostasi olennaisimmat funktiot ja niiden kypsyystaso. Ymmärrä missä kohtaa organisaatiota transformaatiota tarvitaan. Cynefin-mallin auttaa ymmärtämään millaisessa tilassa organisaatio on, voidaanko ennustaa vai pitääkö kokeilla. Organisaatiot ovat myös eri vaiheissa mitä tulee päätöksentekoon ja ohjaukseen. Joillekin organisaatioille on mahdollista hajauttaa päätöksentekoa ja joillekin ei. on tärkeää ymmärtää mitkä ovat organisaation vallitsevat edellytykset ja vaatimukset ohjautuvuudelle. Uuden tavan skaalaus edellyttää muutoksia rakenteissa ja kulttuurissa. Ei riitä, että joku on ymmärtänyt mitä tavoitellaan, organisaatio kypsyy vaiheittain.

Miten transformaatio menestyksellä maaliin ja osaksi arkipäivää

Transformaatio etenee vaiheittain. Tunnustelun, kertyvän ymmärryksen ja kasvavan varmuuden kautta. Muutosta pitää johtaa, yhdessä tai keskitetysti. Puutarhuroida ja vaalia.

Tavoitteellisten kokeiluiden pohjaksi Toyota-kata malli on toimiva. Se johtaa vääjäämättä kohti asetettua tavoitetilaa kokeilu kerrallaan.

Taustaa Collabista